Como implementar um sistema de arquivos no Office Accounting

funcionários de contabilidade lidar com um monte de papelada e sem um sistema de arquivamento, o escritório pode rapidamente se tornar uma bagunça. É comum para os departamentos de contabilidade para ter muitos armários, inclusive os bloqueados, para salvaguardar a folha de pagamento e outras informações confidenciais. O acesso aos arquivos financeiros e dados deve ser limitada - escritórios não devem estar colocados em espaços públicos. A implementação de um sistema de depósito no escritório de contabilidade coloca alguns desafios, mas pode ser feito com sucesso e aumentar a eficiência do departamento.

Configurar dois tipos de arquivos. Um armário ou gaveta é para arquivos diários, que normalmente são armazenados afastado após o final do ano. Esses arquivos incluem a maioria de seus itens de despesas e de renda. O segundo tipo de arquivos relaciona-se com o armazenamento de itens permanente ou de longo prazo que precisam ser acessados ​​ao longo do tempo. Exemplos seriam arquivos para as políticas e procedimentos, contratos, ativos fixos, apólices de seguro e outros documentos que não podem ser rebocados afastado após o final do ano.

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documentação de arquivos por tipo. Despesas são arquivados separadamente em folha de pagamento e outras áreas de contabilidade. Não misturar e combinar. Se certas transações pertencer a mais de uma área, tais como despesas e ativos fixos, fazer cópias da papelada e colocar a documentação em ambos os arquivos. As despesas podem ser apresentadas em ordem alfabética, por nomes de fornecedores, enquanto os arquivos de ativos fixos podem ser classificados por datas de compra. Dependendo do seu negócio, backup de renda é movida pela data de recebimento ou data do depósito para facilitar reconciliações bancárias mais tarde.

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Use cores diferentes com seus arquivos. Por exemplo, você pode arquivar todas as suas despesas em pastas vermelhas, renda em verde e contratos em pastas amarelas. Se você está procurando um item de renda, ir direto para as pastas verdes, economizando tempo e energia. Se você ver um arquivo vermelho que ao redor, você pode movê-lo para o armário de arquivo correto, sem problemas ou atrasos. coordenação de cores faz a apresentação fácil.