Configurando um sistema de arquivamento eficiente

A criação de um sistema de arquivamento eficiente pode ajudar a economizar tempo e dinheiro. Vá para a direita para o local que detém a, recepção, manual de instruções papelada ou relatório que você precisa, em vez de caça através de pilhas de papel e gavetas desorganizadas. Produzir recibos importantes para relatórios de despesas, impostos e abatimentos quando eles são devidos. Solucionar um aparelho errante ou periféricos vez de gastar tempo e dinheiro com suporte técnico quando você sabe onde o manual é. Desenvolver o hábito de arquivamento ambos os papéis e documentos eletrônicos e purga regularmente arquivos antigos.

Um sistema de arquivamento eficiente é voltado para recuperação de documentos e papelada. arquivos de papel e arquivos de computador deve ser organizada de uma maneira que faz sentido para a pessoa que procura os arquivos. Pontos de nomes de referência e de arquivo deve ser congruente. Criar nomes de arquivos que são relevantes para o conteúdo do arquivo, bem como o assunto para o qual você conferir-lhes.

Comprar pastas de arquivos em massa para manter uma nova oferta para cada novo tópico. Título da pasta com um nome que corresponde ao que você pode olhar para quando você precisar dele, como "seguro de carro", "relatórios de quilometragem", "recibos de materiais de escritório" ou "cortador de grama." Alfabetizar as pastas em um armário de arquivo. Use armários de arquivo de carta ou arquivos laterais que podem ser facilmente integrados em seu escritório. Olhe para sites como o FilingCabinets.com para uma grande variedade de sistemas de arquivamento para caber em qualquer espaço ou decoração. Considere o uso de um armário móvel para arquivos que você usa regularmente e armários verticais maiores para arquivos que raramente são necessários.

Criar um novo arquivo no computador para cada tópico novo também. Use um sistema que faça sentido para você em vez de tentar seguir alguém do sistema que podem causar a perda de documentos importantes. Pare de perder tempo no computador em busca de arquivos em sistemas desorganizados. Se à esquerda para continuar, em busca de documentos importantes pode ficar muito frustrante e levar horas de seu tempo de trabalho valioso. Excluir arquivos que são obsoletas para reduzir a desordem.

Remover cópias de novas declarações de investimento, seguros e listas de telefones atualizada quando você inserir a nova cópia. Coloque o extrato bancário mais recente ou recibo de imposto na frente da pasta de arquivo para reduzir o tempo de busca. Descartar documentos antigos que não são mais úteis. Livrar-se de extratos bancários após o tempo do imposto, manter as contas e recibos de salários por um ano, declarações de crédito e declarações fiscais para sete anos.