Como Iniciar um sistema de arquivamento para empresas de pequeno porte

Arquivamento é um daqueles trabalhos muito importantes que nenhum de nós gostaria de fazer. Quando da criação de um novo sistema de arquivamento, você vai querer fazê-lo de uma forma que é fácil para você usar. Algumas pessoas gostam de configurar o seu sistema pelo alfabeto e alguns por números. Outros configurá-lo por categoria e, em seguida, pelo alfabeto. Escolha o que funciona para você.

Coisas que você precisa

Organize suas categorias, tais como aluguel ou hipoteca. Separe os arquivos para a sua construção, serviços públicos e suprimentos. Passar por todos os seus documentos. Dê a cada tema uma categoria. Tente fazer suas categorias coincidir com categorias de IRS, que torna mais fácil no final do ano.

Faça um divisor para cada categoria. Escrever sobre a divisória que categoria é. Colocá-los de lado.

Como você pagar uma conta, escreva a data que você paga-lo na parte da conta que você mantenha ou o recibo. Se você estiver usando cheques, escrever o número do cheque e valor pago no recibo. Se você pagar eletronicamente, escrever o número de confirmação e valor pago sobre ele. Data de todos os seus documentos para a data que você trabalhou com ele, mesmo se não é um projeto de lei. Exemplos de outros documentos pode ser conciliação bancária, faturas para encomendas e facturas enviadas aos clientes. Então documentar cada recibo ou um pedaço de papelada em seu sistema de contabilidade. QuickBooks e Microsoft Money tem excelentes programas para pequenas da contabilidade da empresa.

Configurar uma pasta de papel pardo para cada parte separada da categoria que você listou na etapa 1. Um exemplo seria, a categoria é Utilities e as pastas seria ABC elétrica, água encanada e esgoto, e conexões de internet INT. Se sua empresa tem fornecedores, configurar arquivos individuais para cada fornecedor. Configurar arquivos para cada um de seus clientes. Passar por cada categoria e configurar todas as pastas individuais.

Configure um arquivo para cada funcionário. Como a maioria das pequenas empresas não têm departamentos de pessoal para lidar com os funcionários e manter registros sobre eles, você vai precisar para manter pelo menos um arquivo simples sobre eles. Coloque seus registros de pagamento. Documentar todo o treinamento que tenham concluído. Mantenha cópias de licenças, se forem necessários. Você também vai querer documentar quaisquer disputas que possam ter tido com você. Anote o que a disputa era sobre e qual foi o resultado.

Manter um arquivo separado para seus recibos quando você compra algo para o seu negócio. Documentá-los na sua contabilidade em primeiro lugar. Você quer, em seguida, colocá-los no arquivo. Uma vez por mês, percorrer o arquivo de recibo e colocá-los no arquivo e categoria correta. Você pode grampear os meses recibos juntos e escrever o mês sobre eles. Mesmo se você usar um cartão de crédito, este é documentação extra, se você tivesse que ser auditados pelo IRS.

Coloque as divisórias categoria no armário por ordem alfabética eles. Alfabetizar cada uma das pastas dentro dessa categoria. Colocá-los atrás da divisória. Passar por cada categoria e arquivá-las.