Vantagens e Desvantagens do Sistema de Gestão de Documentos

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sistemas de gestão de documentos, muitas vezes armazenar informações em servidores ou outros sistemas de computadores poderosos. Estes espaços de armazenamento eletrônico, muitas vezes ocupam menos espaço do que sua contraparte física.

sistemas de gerenciamento de documentos permitem o armazenamento dos próprios documentos e também para as versões anteriores. Isso pode ajudar a revisões de pista através do tempo e fornece um benefício extra de ser capaz de voltar a documentos mais antigos. No entanto, se esta informação não é organizado e armazenado corretamente, pode haver muitos documentos e versões disponíveis, causando assim um problema de sobrecarga de informação aos utilizadores.

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sistemas de gerenciamento de documentos é um local de armazenamento centralizado onde muitos usuários podem acessar o mais atual e até à data do documento de um local central. Este acesso fácil a documentos suporta colaboração entre muitos usuários. A localização centralizada de documentos também promove a fácil distribuição de documentos para os usuários. No entanto, o armazenamento eletrônico de documentos digitais em um único local pode representar um risco de segurança extra a menos que a segurança extra é adicionado para proteger o sistema eletrônico.

Eletronicamente armazenamento e gerenciamento de documentos dentro de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos permite ferramentas de utilitário para fornecer recursos adicionais que não estavam disponíveis em sua contraparte física. Buscando através de documentos eletrônicos é mais fácil do que pesquisar cada documento com a mão. No entanto muitas destas ferramentas pode ser desnecessário e pode ter um custo mais elevado do que o valor para as empresas.