Regras padrão para gerenciamento de documentos

A gestão de documentos são as organizações de processo usado para criar, controlar, proteger, armazenar, recuperar, compartilhar e destruir documentos em todas as suas formas. Na era da proliferação de informações, a rápida mudança tecnológica e questões de segurança, as organizações estabeleçam sistemas de gerenciamento de documentos devem considerar não apenas as boas práticas empresariais, mas as regras, regulamentos e normas promulgadas pelo governo e organismos internacionais.

Numerosas entidades federais emitir regulamentos que exigem as organizações a cumprir as regras de gestão de documentos. A seguir, um resumo de tais entidades, os tipos de organizações que impactam e do estatuto ou regulamento.

A Securities and Exchange Commission na SEC 17a-4 fornece regras de gestão de documentos para os corretores, analistas e outras pessoas envolvidas na bolsa de valores.

A Lei Sarbanes-Oxley nas Seções 404 e gerenciamento de documentos 409 impactos por todas as empresas de capital aberto, bem como empresas de contabilidade, auditores e aqueles envolvidos com a negociação de títulos.

A compensação de cheques para o século Act 21 (Check 21) regula a manipulação de seleção e aplica-se ao sector bancário. É administrado pela Reserva Federal.

O Gramm-Leach Bliley Act protege informações financeiras dos consumidores detidos por instituições financeiras e é administrado por várias agências federais.

A National Association of Securities Dealers (NASD) Regra 3010 e New York Stock Exchange (NYSE) Rule 342 são administrados pela Comissão de Valores Mobiliários e regulamentar os requisitos de manutenção de registros que têm a ver com as comunicações eletrônicas para os membros destas duas organizações.

O Health Insurance Portability e Acessibilidade Act (HIPAA) aplica-se a grupos como médicos, hospitais, companhias de seguros e os empregadores envolvidos na compilação ou a transmissão de informações do paciente. É administrado pelo Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA.

21 CFR 11 é a seção do Código de Regulamentos Federais administrados por os EUA Food and Drug Administration e abordar registros eletrônicos e assinaturas electrónicas. Este impactos seção de saúde e empresas farmacêuticas.

O Departamento de Defesa regulamentos (Departamento de Defesa 5015.2, versão 2) definir requisitos para software de gerenciamento de registros comprados pelo Departamento de Defesa. Outras entidades governamentais também usar este padrão para o seu software de gerenciamento de registros.

As Regras Federais de Processo Civil governar como escritórios de advocacia lidar com informações relacionadas com os procedimentos legais.

A Receita Federal Rev. Proc. 97-22 fornece regras para o armazenamento eletrônico e transferência de informações do contribuinte, e os impactos da indústria de serviços financeiros.

Os americanos dependem de agências reguladoras para garantir proteções estão no lugar para manter a informação pessoal segura, proteger transações financeiras e exercer uma supervisão adequada aqueles com controle sobre ativos de alimentos, medicamentos, financeiros e de saúde da nação. infra-estrutura de informações do país é vital para a sua defesa e também devem ser protegidos.

Padronização de gerenciamento de documentos se estende para além dos Estados Unidos. entidades não-governamentais como a Organização Internacional de Normalização eo trabalho Open Document Management API para padronizar e compartilhar processos para sistemas de gestão de documentos, a fim de garantir a segurança e disponibilidade de registros informacionais quando eles são necessários.