Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Registros

O gerenciamento de registros é uma função administrativa que mantém registros de uma organização. Ele inclui a gestão de documentos por meio de políticas de retenção, classificação, armazenamento, preservação e destruição. Um registro pode ser tangível, como papel e microfilme, ou simplesmente consistem em informações digitais armazenadas eletronicamente. A maioria das organizações modernas armazenar a maior parte de seus registros em formato digital.

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Um sistema de gestão documental promove a criação, encontrar e compartilhar informações. Ele geralmente toma a forma de software de negócios e auxilia na organização e difusão da base de conhecimento organizacional. A DMS apresenta fácil acesso aos dados pertinentes e facilita a mineração de informações. Muitas vezes, inclui recursos de segurança. A segurança é importante para manter dados de uma organização críticas e segredos de negócios e recursos de segurança de DMS também servem para proteger as informações do usuário e do cliente dados pessoais.

Um sistema de gerenciamento de conteúdo consiste das regras, procedimentos e processos utilizados para gerenciar o fluxo de trabalho para uma organização. A vantagem de um CMS é a habilidade de usuários finais para colaborar na criação de documentos e revisão. As organizações usam um CMS como armazenamento de dados centralizado. O acesso centralizado aos documentos fornece uma plataforma para os usuários finais para controlar, rever, publicar e adicionar comentários. A CMS também facilita a comunicação entre os usuários.

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Um sistema de gestão de biblioteca é um sistema de planejamento de recursos empresariais para uma biblioteca. Ele é usado para rastrear itens individuais e contas de padroeiros, e para monitorar coleção inteira de uma biblioteca. O LMS consiste em um banco de dados centralizado e um método para os clientes e funcionários para interagir com o sistema. Os funcionários da biblioteca têm acesso a funcionalidades que inclui aquisições, catalogação e circulação. assinaturas em série também são rastreadas a partir dos LMS.

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sistemas de imagem digital dão às organizações a capacidade de capturar, armazenar e distribuir um número enorme de registros através de redes electrónicas. No passado, as empresas confiaram em papel e microfilme para armazenamento. A DIS acelera o processo de busca e recuperação de documentos e informações. As organizações podem economizar espaço de armazenamento considerável, devido à diminuição da necessidade de armários e outros dispositivos de armazenamento. difusão on-line de dados e a capacidade de integração com outros sistemas de gestão de informação é o principal benefício de um DIS.