A definição do Records Management

O gerenciamento de registros é uma função must-have de empresas, organizações sem fins lucrativos, agências governamentais, agências sociais, médicos, comércio, financeiro, escolas, faculdades e universidades e todos os outros tipos de entidades que geram informações que precisa ser mantido por um período de tempo definido. famílias individuais também precisa praticar uma boa gestão de registos. O gerenciamento de registros é, além disso, um organizado, planejado e controlado processo sistemático, de gestão ou monitoramento do ciclo de vida dos registros. Um registro pode ser um objeto papel tangível ou pode ser em formato digital ou eletrônico. Os registros podem ser mantidos em,, documentos financeiros médicos informativos, formal, documentos de escritório, folha de pagamento, formas de governo e e-mails entre centenas de outros tipos de registros. gerenciamento de registros aborda as três fases do ciclo de vida dos registros: A criação ou o recebimento de uma Gravação a manutenção, armazenamento seguro, recuperação ou de uso geral de uma Gravação a eliminação de um registro.

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Criação ou o recebimento de registros é o que cria a demanda por gerenciamento de registros. Seja ele um pedido de emprego, a factura ou um relatório de controle de estoque, uma vez que o registro foi criado, todas as outras operações ou funções de gerenciamento para que o registro tem que ser empregado. Uma das funções do processo de gerenciamento de registros é determinar o fluxo do registro uma vez que foi criado ou recebido. Quem tem que ver o registro? Onde é que o registro ir depois de todos terem visto ou postas em prática o registro (como a gravação de um pagamento por conta)? Quem é responsável por garantir o armazenamento seguro do registro? Todas estas perguntas precisam de respostas bem comunicados.

Manter o registro envolve o desenvolvimento de operações para armazenar o registro. Uma série de considerações têm de ser realizado quando o armazenamento de registros, inclusive fazendo o registro disponíveis para recuperação por aqueles que precisam fazer referência a informação ou ter acesso a natureza pessoal do registro. O outro lado de fazer o registro disponível é denotando que não podem ter acesso ao registro. Quando o registro está fora de seu armazenamento, é vital para uma boa gestão de registos para ter um sistema no lugar para determinar quem tem o registro, onde eles têm o registro e quando eles pretendem retornar o registro. Assegurando o retorno adequado do registro também é uma parte importante do sistema de gerenciamento de registros. armazenamento seguro de registros podem incluir armazenar cópias digitais de cada registro off instalações em outro escritório ou em um cofre no banco. Os registros devem ser armazenados em um local seco, fresco para evitar danos ao papel ou cópias eletrônicas. processos de arquivamento fazem parte da fase de manutenção de gerenciamento de registros. Determinar quando um registro torna-se elegível para arquivamento é parte de gerenciamento de registros. Selecionando onde os registros são arquivados e por quanto tempo os registros são arquivados também fazem parte desta função. Alguns registros, tais como registros históricos podem ser mantidos para a vida e, por vezes, para além da empresa. Para as cidades, estados e municípios, os registros históricos podem ter de ser armazenado por um período indefinido de tempo.

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Descarte de registros no período de tempo adequado é fundamental. Eliminação da maioria dos registros deve ser completado por trituração. Considerações sobre a eliminação incluem determinar quanto tempo o registro tem que ser armazenado. O prazo para manutenção de registros depende da natureza do registro. Alguns armazenamento de registros é ditado por regulamentações governamentais tais como registros fiscais, alguns pelos bancos para a gestão de empréstimo e alguns por diretrizes legais, tais como documentos de incorporação. Ele também inclui determinar como os registros são eliminados, como por trituração dentro da empresa ou contratar uma empresa externa para triturar e desenvolver um sistema de monitoramento da eliminação também pode ser útil. Listagem que registra por categoria onde eliminados, como eles foram eliminados e onde pode ser benéfico para longa gerenciamento de registros prazo. Além disso, a implementação de um mecanismo de sign-off para a eliminação de registros pode ajudar a garantir a todos que precisa saber sabe antes de quaisquer registros são destruídos.

Várias outras opções para acomodar com um sistema de gerenciamento de registros incluem documentar e comunicar as políticas e procedimentos associados com todo o gerenciamento de registros, desenvolvimento e implementação de mecanismos e procedimentos de controle para todas as fases do gerenciamento de registros e manter os sistemas de gerenciamento de registros simples e fácil de se comunicar e fácil gerenciar.

Há centenas de recursos disponíveis para aprender gerenciamento de registros eficaz. escolas técnicas, faculdades e universidades, treinamento online e livros de referência abundam na livraria ou faculdade livraria local que pode ajudar com o desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de registros eficaz e cumpridores da lei. Além disso, verifique sempre com locais, estaduais e federais sobre regras específicas para gerenciamento de registros.