As desvantagens de Gerenciamento de Registros

JISC InfoNet descreve gerenciamento de registros como a gestão sistemática de todos os registros, juntamente com as informações ou dados que eles contêm. No passado, esses registros foram armazenados em formato de papel e cada grande organização tinha um registro, por vezes, ocupado por um exército de funcionários. sistemas de gestão de registos electrónicos hoje tomaram conta. Ambos os sistemas de gerenciamento de registros manuais e eletrônicos têm claras vantagens, bem como desvantagens.

A principal razão por que muitas organizações têm ido sem papel é a facilidade com que um sistema eletrônico permite a recuperação de informação e de partilha. Quando os dados são mantidos em papel e armazenados em um registro, recuperá-lo é um desafio. Além disso, a informação só pode ser usado por um indivíduo ao mesmo tempo. Enquanto os sistemas electrónicos resolver este problema, eles também vêm com outros desafios.

Quando uma organização passa sem papel, existem enormes volumes de dados mantidos em papel que têm de ser digitalizados e armazenados em um formato digital. O hardware e software necessários para este exercício custar uma quantidade substancial de dinheiro. Os custos iniciais de lado, uma desvantagem significativa com os sistemas electrónicos é que tanto hardware e software se tornar obsoleto em um tempo relativamente curto. Hardware poderia exigir mudança em menos de 18 meses, enquanto software muda a cada 2-3 anos.

Implementação de um sistema de gestão de registos electrónicos exige uma mudança nas atitudes do empregado. Qualquer mudança radical em uma organização é vista com ceticismo por muitos funcionários que não têm certeza como essas alterações irão afetá-los. Quando formas mais antigas de organização de arquivos são substituídos por novos, o funcionário se sente uma perda de controle e isso precisa ser abordada por garantias do empregador - e apoiado pelo sucesso do sistema implementado.

Com o aumento informações que partilha um sistema de gestão de registos electrónicos possibilita vem a questão da segurança. A menos que medidas adequadas sejam postas em prática, torna-se possível para obter informações confidenciais da empresa para acabar em mãos erradas. Além disso, o gerenciamento de registros pode se tornar um problema quando o sistema está entupido com registros desnecessários (como cópias de documentos). Não é raro encontrar situações em que uma quantidade substancial de registros mantidos na verdade são lixo eletrônico.