Diretrizes de gerenciamento de registros

sistemas de gerenciamento de registro de sucesso armazenar com segurança registros e criar um método de organização para a criação, manutenção, uso e descarte de registros. A criação e atualização contínua de diretrizes de gestão de registros é essencial para manter a integridade do sistema. Com diretrizes para requisitos de informação, métodos de entrada, prazos de armazenamento e de backup, regulamentos de segurança e relatórios precisos, você pode criar um sistema de gestão eficaz de arquivamento.

Desenvolver diretrizes para o tipo de informação de sua empresa quer e precisa para armazenar. Isto deve incluir contratos, arquivos de funcionários, documentos de incorporação, registros de clientes, dados regulatórios, registros financeiros e quaisquer outras informações pertinentes que é necessário para o negócio. Compilar esta lista através de consulta com vários departamentos para garantir a integridade e conformidade a todas as necessidades funcionais. Reveja a lista final com a assessoria jurídica da sua empresa para verificar se as informações necessárias para cumprir as obrigações legais é incluído em suas diretrizes de armazenamento de gerenciamento de registros.

Conceber uma metodologia para a entrada de registro para cada tipo de registro. Os registos podem ser introduzidos manualmente, importado de sistemas complementares ou de entrada através de um sistema de varrimento. Estes métodos de introdução deve ser fiável e seguro. Para trocas electrónicas, colocar em verificações de redundância que garantem transferências precisas. Para a entrada manual, iniciar um sistema de controlo de qualidade para garantir a precisão.

prazos de armazenamento designará para cada tipo de registro inseridos no sistema. Timelines deve levar em consideração as obrigações legais, restrições do sistema de dados e funcionalidade. Para registros raramente acessados, considere um sistema de armazenamento complementar que permite o acesso ocasional a registros. Esses registros podem ser comprimidos para minimizar as necessidades de armazenamento. Armazenar registros longe de seu sistema de registro primário permite que os registros utilizados frequentemente para ser puxado mais rápido. Suas diretrizes de gestão de registro deve incluir procedimentos de backup de rotina e fora do local de preferência de armazenamento duplicado de registros críticos.

Um plano de segurança em profundidade é uma parte essencial do seu plano de gestão de registos. Grupo registra em grupos de segurança de classificáveis ​​e atribuir acesso seguro, protegido por senha para os grupos de funcionários adequados. Este escrutínio de segurança também deve ser aplicado a quem tem acesso aos dados de entrada, executar a manutenção, e usar ou destruir registros. Rotineiramente rever certificado de segurança para garantir a conformidade com a empresa e as obrigações regulamentares. Incorporar habilitação de segurança em novos procedimentos empregados e procedimentos funcionário demitido.

relatórios de rotina deve ser uma parte de seu sistema de gerenciamento de registros. Estes relatórios devem incluir listas de usuários que acessaram dados confidenciais, quaisquer alterações na habilitação de segurança, relatórios de registros incompletos de erro, e registros que estão sujeitos à disposição. Adicionar relatórios para todas as áreas de dados críticos.