Ciclo de Vida de Registros Eletrônicos

Enquanto a Era Digital cria menos papel, a demanda de armazenamento eletrônico cresce. Diretrizes estabelecidas pela equipe de gerenciamento de informações de uma organização para criar, acessar, armazenar e, eventualmente, destruir registros ditar os termos do ciclo de vida de registos electrónicos. O ciclo de vida dos registros eletrônicos inclui a criação, uso, armazenamento e disposição para a maioria das entidades empresariais e governamentais. Algumas organizações arquivar determinados registros considerados inestimáveis, como a última fase do ciclo de vida, quando eles não são destruídos.

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Um dos maiores desafios para qualquer sistema de gerenciamento eletrônico é documentar a originação de novos registros de uma maneira lógica e consistente para uso futuro, recuperação e armazenamento. O que constitui um recorde é estabelecido pelo manual de política da organização que é escrito com os estatutos federais e estaduais em mente. Se corretamente identificados no início do ciclo de vida, um registro é facilmente acessível, até a utilidade do registro expira e ele é destruído. Dependendo da organização, alguns registros são criados automaticamente pelo sistema quando certos dados são inseridos no computador. Outros sistemas exigem um indivíduo para criar um registro manualmente.

Uma vez que um registro é criado eletronicamente, é normalmente distribuído e utilizado como ferramenta de informação para fins comerciais ou governamentais. Por esta razão, os registros são armazenados em um repositório de fácil acesso. Enquanto ativa, a maioria dos registros são armazenadas, mas acessado através de um banco de dados com informações de identificação que rotula o registro.

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Depois que um arquivo foi usado e não é mais necessária regularmente, um registro é muitas vezes armazenados como inativa. Os registros devem ser armazenados para acesso antes de ser destruída de acordo com as regras descritas como política organizacional. Parte da razão para tal ênfase no armazenamento adequado refere a questões de privacidade. política organizacional prudente aborde a segurança como uma parte importante da manutenção do registro responsável.

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Os registros devem ser acessíveis para um determinado número de anos para cumprir com as leis federais e estaduais. A maioria política organizacional sobre retenção de registros e disposição usar estatutos federais e estaduais como requisitos mínimos para retenção de registros. Empresas a manter registros para fins judiciais, no caso de serem forçados a defender certas ações empresariais tomadas no passado. Como os registros são eliminados é de importância crítica. Desde arquivos eletrônicos podem ser restaurados em mãos experientes, é fundamental que os arquivos eletrônicos ser apagadas com nenhuma maneira possível para recuperar as informações.