Problemas comuns enfrentados por Record Management

registros perdidos podem variar de um pequeno inconveniente para as empresas a um enorme aborrecimento que leva meses ou mesmo anos, para resolver. Por exemplo, se os clientes solicitam documentos da empresa em uma base regular e você é incapaz de fornecê-los em tempo hábil (ou em todos), você corre o risco da perda de seu negócio no futuro. Se registros importantes são necessários para uma questão jurídica, como defender a empresa contra uma ação judicial, não fornecer os documentos apropriados pode custar enormes somas de dinheiro, ou mesmo significa a dissolução do negócio totalmente. Uma maneira de evitar registros perdendo é ter um processo de organização e armazenamento detalhado.

organização de arquivos adequada é um dos pilares da boa gestão de registos. Normalmente, as empresas organizar arquivos cronologicamente por ano e, em seguida, em ordem alfabética pelo nome do cliente. Além de cópias de registros de sua empresa, armazenamento eletrônico é uma opção viável que economiza espaço e no tempo que a sua empresa pode colocar para outros usos. No entanto, mesmo se você optar por salvar a maioria dos valiosos arquivos em computadores da sua organização, cópias têm o seu lugar no armazenamento de registros e organização. documentos originais, tais como aqueles com firma reconhecida, muitas vezes precisam ser mantidos por um determinado número de anos ou, às vezes, por tempo indeterminado.

Dependendo do tipo de negócio para o qual você manter registros, bem como quanto tempo a empresa tem operado, você pode encontrar-se a ficar sem espaço para todos o valor armários de arquivo de formas que você deve ter. Uma solução potencial para este problema não é manter todos os registros irrelevantes. Pense em quanto tempo sua empresa precisa realmente ter essas formas na mão. Para fins fiscais federais, a maioria dos documentos pode ser descartado após um determinado período de tempo, conforme indicado pelo Internal Revenue Service (IRS), dependendo do tipo de retorno arquivado (consulte a seção Recursos). Diferentes empresas, como escritórios jurídicos e médicos, são obrigados a manter informações de clientes apenas por um determinado número de anos, dependendo do estado em que operam. Uma outra solução é a de armazenar registos numa instalação separada, tal como uma unidade de armazenamento de aluguer. Dessa forma, eles não ocupam espaço valioso nas instalações da sua empresa, que você pode usar para executar a organização. Tenha em mente, entretanto, que tais unidades pode ser caro, dependendo do número de registros que você precisa para armazenar.