Sobre Record Management

Uma série de documentos relativos a um projeto ou pessoa específica cria uma história da empresa de que o projeto ou pessoa. Esses registros são frequentemente armazenados para exame futuro e para as atividades de rotina. Encontrar um registro armazenado é muito mais fácil e mais eficiente quando se utiliza um sistema de gerenciamento de registro unificado. Ele também deve garantir e proteger os registros de uma empresa.

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Empresas criar registros ou dados, documentando muitas coisas-pessoal, processos, processos judiciais, finanças, tarefas diárias e informações do cliente. A gestão destes registos desde a sua criação, armazenamento e destruição final é o domínio da gestão de registro. gerenciamento de registros requer a criação de um quadro a partir do qual a criar e categorizar registros. A partir deste quadro, a decisão de armazenar, arquivar, destruir ou proteger os registros podem ser feitas. produtos de software como Records Manager e Software de Gestão Accutrac Registros da Iron Mountain da IBM tornar o gerenciamento de registro de alto volume mais fácil.

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Qualquer empresa ou indivíduo deve praticar algum nível de gerenciamento de registros. Registros são evidências de atividade e os eventos que ocorrem em uma base diária. Isso inclui registros em papel, registros de voz, raios-x e fotografias, bem como registros eletrônicos (e-mail, formulários de pedidos, avisos de embarque). Médicos, os credores e os registros de uso de empresa de cabo locais para estabelecer a história de um paciente ou cliente.

sistemas de gestão de registos começam quando um documento é criado. Especificações de como cada documento deve ser tratado deve incluir, onde ele reside e quem tem acesso a ele enquanto ele estiver em uso, em que ponto o documento deve tornar-se um registro e como ele deve então ser recolhidos, classificados e armazenados. O armazenamento deve ser assegurado e só ser acessível através de um processo acordado. International Standards Organization (ISO) criou um padrão para gerenciamento de registros-ISO 15489. Esta norma está disponível para compra online.

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sistemas de gerenciamento de registro de incorporar formas de cumprimento de rastreamento e, assim, ajudar a empresas atender às exigências normativas, legais e de negócios. gerentes de registros e oficiais de conformidade trabalhar lado a lado para garantir que os registros são seguros e tratadas adequadamente. O Internal Revenue Service (IRS), Occupational Safety and Health Administration (OSHA) e tribunais de falência todos requerem registros para provar certos eventos e o armazenamento desses registros por períodos de tempo designados. As agências federais e funcionários concordaram em determinados registros e responsabilidades de documentos que são descritas através da Agência Nacional de Arquivos.

A Associação de registros gerentes e administradores Internacional (ARMA International) é uma organização profissional sem fins lucrativos que fornece informações sobre a criação de sistemas de gestão de discos, desenvolve normas e práticas recomendadas e acompanha legislação importante para os profissionais de gestão de registros. Padrões que estão sendo escritos incluem Records e Gestão de Informação para Profissionais de Tecnologia, Site Records Management e uma revisão do Programa de Registros Vital: Identificar, gerenciando e Recuperando críticas de negócios Records. A revisão de Registros Programa Vital está incluindo um olhar para o impacto do furacão Katrina em registros vitais.