Quais são os deveres do cargo de gestão Records?

Qualquer organização que usa a informação e gera registros devem ter um processo para preservá-los. Federais, estaduais e locais governos, agências governamentais, escolas, universidades, bibliotecas, as Nações Unidas e as empresas são todos os lugares que têm necessidades de gerenciamento de registros e que empregam pessoal de gerenciamento de registros.

Em particular, as entidades governamentais com responsabilidades para com os seus cidadãos devem ter regulamentos para a gestão de registos e de pessoal para administrá-las. regulamentos de gestão de registros do governo federal estão sob o comando dos Arquivos Nacionais. Cada departamento do governo federal, em todos os três ramos, tem dedicado oficiais de registros da agência federal para supervisionar a implementação de políticas e procedimentos de gerenciamento de registros, desenvolver sistemas e processos e treinar pessoal para gerir adequadamente registros.

A primeira coisa a posição de gerenciamento de registros deve fazer é ajudar a organização a determinar quais tipos de informações devem ser preservadas como registros. O gerente registro deve, em seguida, abordar a forma de controlar os registros ativos para garantir que a versão correta é utilizado e preservado (controle de versão). Ele também deve determinar quanto tempo, onde e de que maneira os registros devem ser arquivados. Isto vai incluir a selecção do tipo de material utilizado para preservar a cada tipo de ficha (tais como microficha, varrimento digital, etc.). Ele deve levar em consideração legal, negócio, orçamento, espaço e requisitos regulamentares em fazer essa determinação.

É da responsabilidade da posição de gerenciamento de registros de inventário e registros existentes de auditoria e para conceber e implementar esquemas de organização e categorização que permitirão a recuperação eficiente ou registros arquivados.

O profissional de administração de registro mantém informado sobre os avanços tecnológicos, incluindo aplicações para digitalização, classificação e registros de arquivamento. Ele ajuda a organização a escolher e implementar tecnologias que vão fazer essas tarefas de uma forma rentável, de fácil utilização e treina aqueles que irão utilizá-los. A tecnologia escolhida deve interface com outros sistemas utilizados pela organização e com outras organizações que podem ter para acessar os registros (tais como agências governamentais).

gerenciamento de registros eficaz não pode ser alcançada sem a participação de todos que tem uma parte do ciclo de vida do registro. Por esta razão, parte do papel da posição de administração de registro é aumentar a consciência entre aqueles que geram e registros de uso. Eles devem saber a importância de, a entender como usar e empenhar-se utilizando processos aprovados para gerar, preservar e recuperar registros.

A posição de gestão de registos supervisiona todo o ciclo de vida de registos, incluindo a determinação do prazo de retenção e quando os registos devem ser destruídas. O cronograma deve cumprir com os regulamentos, políticas, empresariais e requisitos legais da organização. O cronograma deve especificar os procedimentos para a colocação de uma retenção legal em documentos se eles são necessários para litígios e o método adequado para a eliminação de vários tipos de registros desatualizados. O gerente de registros irá considerar a segurança, confidencialidade e questões ambientais na determinação de métodos de eliminação.