Quanto tempo manter registros Depois de Fecha Negócios

Você está fechando o seu negócio. Talvez você esteja se aposentando ou entrar a oportunidade para um empreendimento diferente. Todas as empresas gerar papelada, e uma vez que seu negócio está fechado, a questão de quanto tempo manter esses documentos devem ser abordadas.

agências governamentais, tais como a Receita Federal e os departamentos de tesouraria do Estado, são as entidades mais prováveis ​​que podem solicitar vários documentos empresariais passadas. Manter todos os tipos de registros relacionados a negócios serão valiosas em caso de necessidade de fundamentar as alegações, transacções e informações arquivadas em declarações fiscais. Embora não há um estatuto de limitações sobre muitos assuntos de negócios em certos casos, como uma investigação de fraude ou outras ações civis ou penais instaurados contra a companhia, os registos de actividades empresariais passadas pode ser necessária independentemente de quanto tempo atrás, os eventos ocorreram. Você nunca sabe quando os registros de negócio de idade pode ser útil, por isso é aconselhável manter todos os registros de negócios, desde que ele é viável. Dito isto, existem orientações gerais quanto à duração do tempo de conservação dos documentos comuns.

A partir da data do depósito, segure cheques cancelados, comprovantes de depósitos bancários, declarações de cartão de crédito e balanços gerais por pelo menos três anos. Segure extratos bancários, registros de inventário, faturas, registros de vendas, fitas caixa registadora, W-2s, 1099s, e outros documentos de declaração de impostos por pelo menos seis anos. Se sua empresa foi criada como uma empresa, manter demonstrações financeiras corporativas mensais e trimestrais por pelo menos três anos.

O pessoal da loja relacionados com pagamentos e documentos associados, como compensação do trabalhador, registros de pensão e retenções de imposto de renda dos empregados, por tanto tempo quanto puder. Se um passado arquivos de funcionários da empresa de subsídio de desemprego, aplica-se para um novo emprego, ou tem questões que remontam ao seu tempo de trabalho, tendo esses registros acessíveis será mais valioso. Todos os documentos societários relacionados com deve ser mantido indefinidamente, mesmo que a empresa não está mais no negócio. Tais documentos incluem o certificado de incorporação, placa de minutos diretores de reuniões, contratos de trabalho, transações com ações, patentes e marcas, e quaisquer documentos relacionados com o tribunal. Registros de ativos da corporação e contas a receber ea pagar deve ser mantido. estatuto de limitações do IRS é de três anos a partir da data de apresentação dos formulários de imposto em que a auditoria retornos. Como mencionado, no entanto, manter registros provando rendimentos e deduções deve ser mantido indefinidamente, se possível.

As agências federais que são mais propensos a solicitar informações documento passado são o Serviço Internal Revenue, o Departamento do Trabalho, a Administração da Segurança Social, a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego e Imigração e Naturalização. Registros para as agências estatais, tais como a divisão de tributação e locais municípios também devem ser mantidos tanto tempo quanto possível, mesmo após o negócio deixou de operação. Armazenar arquivos em um local seguro, de preferência em um local protegido do fogo, inundação, roubo e outra perda. Alguém diferente de si mesmo também deve saber onde esses registros importantes são mantidos.