Os Melhores práticas para a retenção de documentos

A maioria das funções de negócios não dirigidas por políticas e procedimentos tornam-se caótico e desorganizado. Retenção de registros não é um dos aspectos mais emocionantes do negócio, mas é um dos mais vital. Um sistema organizado para armazenamento de documentos elimina registros inúteis e protege o negócio em caso de uma auditoria. Saber quando para mantê-lo e quando lançá-lo é um passo crucial no desenvolvimento de uma operação de negócio bem sucedido.

Todas as empresas devem desenvolver um sistema para a retenção de registros que é universal para todos os departamentos. Ela recebe todos na mesma página quando se trata de armazenar registros. Pesquisa as leis e estatutos para o seu negócio e setor operacional. Por exemplo, um escritório de advocacia pode ter exigências diferentes do que uma pequena mercearia. Se necessário, consultar um advogado para criar este sistema. Índice do plano com base na função e departamento. Faça um cronograma e atribuir códigos de classificação.

O inventário registros é um passo crucial no gerenciamento de retenção. Esta é uma lista precisa de todos os registros, eletrônicos e em papel, dentro de sua organização. A listagem deve detalhar um título para cada registro, como “General Ledger”, e a localização do documento. Além disso, incluem uma classificação para registros. Este será o ponto de referência de retenção com base em sua programação empresa. Por exemplo, compor uma Spreadsheet- a primeira coluna seria um título, “Contas a Pagar Relatório Envelhecimento”. O segundo cabeçalho da coluna seria uma classificação, “contas a pagar”. A coluna três pode ser um departamento, “Contabilidade”. O restante do a planilha poderia implicar a localização, “Salão Leste armazenamento, gabinete Quatro”, e o código de retenção, “Anexo A.”

O processo de avaliação implica uma análise de toda a empresa de registros no local para eliminar documentos que excedem o período de retenção. Esta forma de limpeza da casa elimina o acúmulo de registros em excesso. Utilizando a lista de inventário registros, destruir documentos vencidos. Depois de concluído, reveja todo o armazenamento e atualizar a listagem de inventário. Durante este tempo, examinar as leis para reconhecer quaisquer alterações introduzidas desde a última revisão. Horário revisa anualmente, trimestral ou mensal.