Recursos Humanos Guia Retenção de Documentos

No mundo de manutenção de registros, um “one size fits all” não existe, de acordo com Hrtools.com. Requisitos para federal, estadual e legislação local variar no comprimento de tempo e tipos de documentos de trabalho que deve ser mantido, bem como onde.

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A legislação federal, como a discriminação etária no emprego Act, Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964 e Americans with Disabilities Act, realizar um requisito mínimo de retenção de um ano para todos os documentos pré-emprego. O cumprimento das diretrizes uniformes em procedimentos de selecção de funcionários e Ordem Executiva 11246 requerem arquivos separados para formulários com informações sobre candidato veterano status, sexo e idade.

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Acima de tudo em empregado de manutenção de registros, o formulário I-9, deve ser mantido em uma pasta para inspecção pela Cidadania EUA e Serviços de Imigração. Um I-9 verifica US elegibilidade de emprego e deve ser concluída por cada nova contratação.

folhas de tempo e outra queda papelada relacionada com o salário de acordo com as exigências da Lei Sarbanes-Oxley, Fair Labor Standards Act, Família e Medical Leave Act e Lilly Ledbetter Fair Pay Act. linhas de tempo de retenção diferente para cada lei.

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A lei website emprego HRhero.com observa que os empregadores podem armazenar registros de pessoal eletronicamente se isso adere aos diferentes regulamentos agência de conformidade federais.

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Nolo.com enfatiza que as leis de privacidade exigem acesso limitado a qualquer informação pessoal e a importância de manter o pessoal separadas e arquivos médicos. A Sociedade de Gestão de Recursos Humanos acrescenta que arquivos de pessoal não deve incluir quaisquer “documentos médicos relacionados.”

regras de conformidade também variam por tipo de negócio. Uma empresa pode se proteger em todas as frentes documento com uma política de registro de retenção com base em parecer jurídico.