Como manter empregado arquivos de pessoal sem violar Emprego e Direito do Trabalho

A partir do momento que um empregador tem seu primeiro contato com um empregado em perspectiva, com o tempo de cessação de emprego, é importante que os registros escritos relacionados com o empregado ser mantido em um empregado arquivo pessoal sob o nome de cada funcionário. Esses arquivos de emprego, se mantido corretamente, pode potencialmente servir para proteger o empregador de responsabilidade futura por violações de emprego e de direito do trabalho, como a demissão injusta ou discriminação no emprego.

Coisas que você precisa

Entenda por que você precisa para manter arquivos de pessoal empregado. Este é registro do que ocorreu no local de trabalho da empresa e empregado. Os registros mantidos no arquivo pessoal pode servir para proteger o empregador em processos judiciais futuros e ajudar a esclarecer mal-entendidos que podem ocorrer ao longo questões políticas, remuneração e questões de benefícios, deveres e responsabilidades de trabalho, medidas disciplinares ou corretivas, e queixas.

Então, o que deve ir para um arquivo pessoal do empregado? Os seguintes documentos e registos devem ser mantidos por profissionais de recursos humanos, ou gerentes, por cada funcionário. Descrição do trabalho Candidatura de Trabalho Oferta de emprego forma IRS W-4 Recibo de manual do funcionário (muitas vezes uma boa idéia para manter uma cópia do próprio manual, especialmente quando se está sujeito a alterações ao longo do tempo. Desta forma, todos sabem o que os termos do manual do empregado assinado para dizer.) Quaisquer avaliações de desempenho dado benefícios dos empregados inscrever-se formas Prêmios Reclamações e elogios recebidos sobre o funcionário ações ou avisos * registros de atendimento disciplinares Recomenda-se que cada tipo diferente de registro tem sua própria guia.

registros médicos e formulários de imigração devem ser mantidos em arquivos separados. Desde que você não pode tomar decisões de emprego com base no status de imigração de uma pessoa, assumindo que eles têm o direito de trabalhar nos EUA, eo governo federal tem o direito de rever o I-9, é provavelmente melhor para mantê-lo separado. Além disso, na medida em que os registros médicos estão em causa, os Americans with Disabilities Act (ADA) contém regras muito rigorosas no que diz respeito à privacidade e acesso para postar registros médicos oferecem, por isso é necessário para mantê-los em um arquivo separado e armário de arquivo com limitada Acesso. A ADA limites divulgação de informações nesses registos aos supervisores, na medida em que o empregado tem limitações necessárias em suas funções ou estão em necessidade de accommodation- primeiros trabalhadores de ajuda humanitária em caso de Care médica de emergência e funcionários do governo e de seguros sob circunstâncias limitadas.

É importante que a informação incorreta no arquivo pessoal de um funcionário ser corrigido imediatamente após a notificação pela empresa que a informação está incorreta.

arquivos de pessoal do empregado deve ser fechado à chave e disponível apenas para pessoas que têm uma necessidade comercial legítima para ter acesso ao arquivo. Um gerente ou supervisor de primeira linha pode precisar de acesso, a fim de tomar decisões sobre promoções e ações disciplinares. Se alguém sem um negócio legítimo precisa acessar o arquivo quer vê-lo, eles precisam de uma intimação válida. Caso contrário, os direitos de privacidade do empregado pode ser violada.

Em geral, a lei não exige que você divulgue a um empregado que está no arquivo seu pessoal empregado sem um pedido adequado do empregado. É provavelmente a melhor prática de negócios, no entanto, para manter os funcionários informados sobre o que está em seu arquivo. Dessa forma, você não tem um funcionário marginal que está surpreso quando eles são disciplinados ou encerrada. As excepções a esta regra geral são as disposições da Fair Credit Reporting Act (FCRA). Ela exige que você informar os empregados, ou empregados em potencial, se estiver a tomar uma ação adversa com base no que está contido no seu relatório de crédito.

Separado da questão da notificação aos empregados de que está em seu arquivo pessoal é a questão do acesso. Muitos estados exigem que os empregadores para dar aos funcionários e ex-funcionários, o acesso ao seu arquivo pessoal do empregado. É importante, como um profissional de recursos humanos ou de negócios proprietário, que você se familiarize com a lei do seu Estado a este respeito. Como regra geral, porém, o acesso pelo empregado deve ser razoável e sujeito a um membro da administração estar presente para assegurar que nada é tomado ou alterado. Algumas leis estaduais permitir que o funcionário tem cópias, se o fizerem, ter alguém da empresa fazer a cópia. Muitas vezes haverá limites do que o empregado pode ver em seu arquivo pessoal. Se houver itens sensíveis, como cartas de referência, investigações criminais e outras informações que possam violar os direitos de privacidade de outra pessoa, que pode ser negado o acesso a ele. É uma boa idéia aqui para manter esses itens em uma guia separada no arquivo pessoal do empregado. Algumas leis estaduais podem permitir que o funcionário a submeter refutações às ações ou avaliações disciplinares.