Funcionário requisitos de retenção de arquivo

retenção de arquivos de funcionários e manutenção de registros são dois dos aspectos mais importantes da gestão de uma empresa bem sucedida. Além disso, não conformidade com leis federais e estaduais que regem registros de emprego é um dilema nenhum empregador aguarda a encontrando. Portanto, a equipe de recursos humanos são responsáveis ​​por ficar a par das leis e regulamentos relacionados com arquivos de funcionários, documentação e informação pessoal para proteger os ativos da empresa e justificar ações de emprego.

O Internal Revenue Serviços estabelece regras para reter documentação emprego. Nos funcionários de eventos ou os empregadores precisam de dados históricos para rever os impostos pagos em nome dos empregados ou para corrigir classificado incorretamente ou pagamentos de impostos em falta, o acesso a registros de funcionários é crucial. IRS Publicação 583 endereços de vários requisitos de manutenção de registros, incluindo orientações para a retenção de registros no caso da reconciliação pagamento de impostos. registros de funcionários que contêm o pagamento de impostos deve ser mantido durante quatro anos a partir da data em que os impostos são devidos ou pagos. Publicação 15 contém uma lista exaustiva dos registros de emprego adicionais que também devem ser retidos por quatro anos. Os requisitos de retenção incluem salários de funcionários, dicas, pensões e annuity- contato empregado informações W-2 cópias e voltou W-2 forms- e pagamentos feitos a funcionários de tempo doente.

O Equal Employment Opportunity Commission EUA (EEOC) aplica as leis trabalhistas e de emprego que proíbem a discriminação baseada em raça, cor, sexo, nacionalidade, religião, informação genética e deficiência. A divisão da EEOC também exige certos empregadores de apresentar um relatório anual EEO-1, que fornece números agregados para os funcionários, ordenadas por raça, categoria de emprego e sexo. O relatório EEO-1 é baseado em registros de recenseamento de funcionários e formas EEO voluntárias cumpridos por trabalhadores durante o processo de seleção. Além disso, há casos em que arquivam funcionários queixas formais de práticas de emprego injustas com a EEOC. Para fins de preservação de provas relacionadas com créditos do trabalhador, as diretrizes da EEOC obrigam os empregadores a manter os arquivos de trabalho para a duração da queixa pendente ou litígio. Em circunstâncias normais, no entanto, os empregadores são obrigados a manter registros de emprego por um ano a partir da data de criação do registro.

O Departamento do Trabalho, Salário e Divisão Hour EUA reforça o Fair Labor Standards Act (FLSA), que determina quantidades federais de salário mínimo, provisões extraordinárias, trabalho infantil e registros de classificação dos funcionários relacionados com a isentar eo emprego nonexempt. Emprego retenção de registro varia de acordo com o tipo eo conteúdo do registro de empregado. Registros relacionados a informações de salário começando com salários iniciais e e incluindo reajustes salariais posteriores devem ser conservados durante dois anos- no entanto, requisitos mais extensos se aplicam a uma gama mais ampla de registros de funcionários. Registros que devem ser conservados durante três anos consistem em informações pessoais de funcionários, salários, bônus, deduções, hora e programações de pagamento, e ocupação, ou categoria de trabalho.

As leis que regem a retenção de relatórios de segurança, lesões e fatalidades no local de trabalho são aplicadas pelo Safety and Health Administration EUA Ocupacional (OSHA). recursos humanos funcionários que mantêm registros da OSHA são responsáveis ​​por identificar todos os incidentes que se relacionam com a segurança do trabalhador. registros da OSHA deve ser precisa e, além disso, deve ser mantido por um longo período de tempo. Cinco anos a partir do momento da lesão ou incidente, a segurança e os riscos especialista deve manter os registros relacionados a causar, a extensão ea resolução da lesão ou fatalidade. Esses registros estão disponíveis para os inspectores da OSHA para rever a qualquer momento, dado aviso prévio razoável.