Estaduais ou gravar Federal requisitos de retenção

requisitos de retenção de registros são impostas pelos governos federal e estadual sobre as empresas, a fim de ajudar nas investigações policiais e contencioso civil. Registros sujeitos a requisitos de retenção incluem registros de impostos, folha de pagamento, documentação de conformidade de imigração, registros de emprego e documentos de títulos corporativos. Incapacidade de manter a documentação necessária pode levar à imposição de sanções civis ou criminais.

O Internal Revenue Service requer indivíduos e empregadores para reter registros de rendimentos e recibos de despesas, bem como todos os documentos de impostos arquivamento no caso do IRS necessita para realizar uma auditoria do contribuinte. Para um retorno de imposto, o servidor de dados deve manter todos os formulários e documentos de apoio por um período de cinco anos a partir da data em que é apresentado, incluindo quaisquer extensões. Se o contribuinte tem mais de uma deficiência de 25 por cento no lucro do relatório, em seguida, os registros devem ser mantidos durante oito anos. Se o contribuinte envolvido em fraude criminal em relatar lucro real, os registros devem ser mantidos indefinidamente. Os empregadores devem manter registros fiscais da folha de pagamento por pelo menos cinco anos.

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O Immigration Reform and Control Act exige que os empregadores para coletar e manter registros que provam um funcionário está legalmente autorizado a trabalhar nos Estados Unidos. documentação aceitável inclui um passaporte EUA, Green Card, cartão da Segurança Social ou certidão de nascimento EUA. Os empregadores devem manter cópias dos documentos exigidos, enquanto o empregado está trabalhando e durante um ano depois que ele termina o emprego. No caso de um empregado que trabalha menos de três anos com o empregador, os registros devem ser mantidos por três anos a partir da data de contratação.

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Regulamentos emitidos ao abrigo do Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964 e os Americans with Disabilities Act exige que os empregadores mantenham todos os documentos criados ou mantidos em relação a qualquer decisão de emprego por um ano a partir da data da ação. Se uma queixa de discriminação for apresentado dentro do período de um ano, em seguida, o empregador deve manter os documentos até que o litígio tenha cessado. Este regulamento aplica-se a contratações, promoções, rescisões, demissões, transferências ou pedidos de adaptação razoável.

Empresas de capital aberto estão sujeitos à Lei Sarbanes-Oxley de 2002, que oferece aos funcionários o direito de processar um empregador de retaliação se o empregado revela uma prática contábil inadequada às autoridades federais ou se opõe a tais práticas por parte do empregador. Como vários estatutos de limitações se aplicam no âmbito do presente litígio, os empregadores devem reter todos os documentos relacionados a um empregado por pelo menos sete anos após trabalho for rescindido.