Leis sobre Acesso à arquivos de funcionários

Nenhuma lei federal exige que os empregadores do setor privado para permitir o acesso funcionários atuais ou antigos para seus arquivos pessoais. Normalmente, os arquivos pessoais dos empregados do setor privado são considerados propriedade do empregador, e algumas empresas usam essa lógica para limitar o acesso a arquivos de funcionários. Federais e estaduais funcionários - trabalhadores do setor público - pode ter acesso a seus registros de pessoal oficiais.

arquivos de emprego - por vezes referido como arquivo pessoal de um funcionário - conter documentos como a aplicação do funcionário inicial para o emprego, informações de contato de emergência, formulários de elegibilidade de emprego, as avaliações de desempenho, registros disciplinares e de presença e de supervisor e gerente de notas sobre o desempenho, formação e acções de emprego . Exemplos de ações de emprego são promoções e terminações. Em alguns casos, o departamento de recursos humanos mantém um arquivo oficial emprego e supervisor ou gerente do funcionário mantém um arquivo departamental. Embora ambos os arquivos devem conter informações pertinentes, o conteúdo pode ser ligeiramente diferente. Por exemplo, um arquivo departamental não podem conter cópias de toda a papelada e documentação de um funcionário preenche em seu primeiro dia de trabalho, tais como reconhecimentos de políticas e formulários W-2.

funcionários atuais pedir para rever os seus arquivos para garantir o departamento de recursos humanos é manter registros precisos sobre seu emprego. Se a empresa realiza avaliações de desempenho anuais, cópias dos formulários de avaliação para cada ano o trabalhador tenha sido empregado deve estar no arquivo pessoal. Da mesma forma, registros de freqüência deve refletir com precisão faltas de funcionários, seja por motivo de doença, férias ou licenças de ausência. Ex-funcionários muitas vezes solicitar arquivos para obter cópias de documentos que podem ser usados ​​na sua procura de emprego futuro. Por exemplo, se o arquivo de um ex-empregado contém registros relativos ao desempenho e realizações, esta informação pode ser útil na reconstrução de um currículo ou preparar uma lista de funções de trabalho para compartilhar durante as entrevistas com potenciais empregadores. Ex-funcionários também podem solicitar cópias de seu arquivo de emprego para usar em apresentar uma queixa contra um empregador.

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Muitos empregadores têm políticas de trabalho referentes à libertação de registros de funcionários. políticas de trabalho variam de acordo com os tipos de registros disponíveis para consulta empregado e cópia, e algumas empresas designam horas de folga como o único tempo durante o qual os funcionários podem rever registros de pessoal. Os empregadores que têm políticas sobre este assunto geralmente dedicar uma seção dentro do manual do funcionário sobre como acessar registros. Uma política bem escrito descreve as etapas necessárias para revisar os registros, que tipos de funcionários registros têm acesso a, quando os funcionários podem ver seus registros e quaisquer encargos para fotocopiar documentos contidos no arquivo pessoal do funcionário.

Sob a lei federal, os empregadores do setor privado não tem que fornecer cópias de arquivos de trabalho para os empregados atuais ou antigos. A decisão de divulgar arquivos é baseada na política da empresa e, em alguns casos, a lei estadual que rege o acesso aos arquivos pessoais. Muitos empregadores ver o benefício de cumprir com os pedidos do empregado, no entanto. Negar acesso a arquivos de emprego só pode levantar questões que o empregador pode não querer responder. Se os empregadores manter arquivos pessoais que contêm informações precisas que foi lançado anteriormente para os funcionários, não deve haver nenhuma questão de saber se a informação pode ser liberado após o empregado deixa a empresa. De boa fé, muitos empregadores fornecem acesso dos funcionários aos arquivos pessoais. Esta prática demonstra transparência sobre as políticas de emprego e registros.

As leis de acesso a acesso dos funcionários federal para registros de emprego fazem parte da Lei de Privacidade Federal de 1974- o Escritório EUA de Administração de Pessoal é a agência geralmente responsável por registros de pessoal de funcionários federais. Estados individuais lidar com os pedidos do empregado para o acesso a registros de pessoal.

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Alguns estados têm leis que permitem o acesso dos funcionários aos arquivos pessoais. Outros estados são omissa sobre se os funcionários atuais e antigos podem rever ou materiais de pessoal fotocópias. Na maioria dos casos, os funcionários - atual ou anterior - que estiveram envolvidas em investigações no local de trabalho não é possível visualizar os dados relativos a investigações. Esses registros não deve ser mantido no arquivo de trabalho de qualquer maneira. Eles devem permanecer sob a custódia do departamento de recursos humanos e apenas o pessoal de recursos humanos responsável pela investigação devem ter acesso a materiais de investigação.

Estados que têm leis sobre o acesso dos funcionários a arquivos pessoais podem exigir que os funcionários a apresentar um pedido por escrito, e algumas leis permitem empregadores para limitar o acesso a certos materiais. A lei da Califórnia, por exemplo, exige que os empregadores para permitir o acesso dos funcionários atuais e antigos aos seus arquivos no prazo de 21 dias de receber um pedido de empregado. Os empregadores que não cumprirem com a lei estadual da Califórnia sobre este assunto estão sujeitas a penalidades, multas e julgamentos ação civil de recusa de acesso a arquivos de funcionários. Missouri, por outro lado, não tem uma lei estadual que determina o acesso ao arquivo pessoal de um empregado.