Empregado Checklist Arquivos

Todas as empresas que contratam e manter os funcionários devem manter um empregado ou arquivo pessoal para cada funcionário que eles contratam. gestores de recursos humanos deve ser cuidado para não incluir informações confidenciais em um arquivo geral empregado, tais como registros de autorização médica, financeira, criminal ou de segurança. Estes tipos de informações devem ser armazenadas em um local seguro, de acordo com a lei estadual e federal. Outros tipos de informações não-confidenciais devem ser mantidos em um arquivo funcionário dedicado para permitir a revisão do empregado ou para ser usado como prova em processos judiciais emprego.

Informações sobre comunicações de pré-emprego, a descrição do cargo, cópias de um pedido de emprego inicial, currículo, notas da entrevista, ofertas de emprego, quaisquer formas de verificação que foram assinados, como ler e compreender um manual do funcionário, deve ser mantido em arquivo de um empregado.

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Estes tipos de documentos incluem registros de folha de tempo, W-4 formulários preenchidos pelo empregado, registros de freqüência, autorizações de depósito direto, W-2 declarações anuais e mandatos de apoio à criança que afetam os salários para levar para casa de um funcionário.

Se a sua empresa realiza revisões periódicas de desempenho, uma cópia de cada revisão a respeito de um determinado funcionário deve ser colocado no arquivo pessoal do empregado. Além disso, quaisquer incidentes sobre disputas com outros empregados ou de gestão, problemas de comportamento, padrões de ausência, o desempenho de trabalho pobre e avisos escritos devem ser notado no arquivo.

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Muitos cargos exigem formação inicial e contínua, educação ou certificação. Os empregadores devem manter um registro de todos os programas de treinamento que um empregado concluída. Se o empregado foi emitido um certificado de conclusão de um curso específico referente ao trabalho, uma cópia deve ser mantido no arquivo.

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Todos os empregadores devem manter uma lista de contatos de emergência para cada funcionário em arquivo, independentemente do ambiente de trabalho é perigosa. Além disso, todos os benefícios associados com a posição do funcionário deve ser gravado. Os benefícios podem incluir férias remuneradas, seguro médico, programas de reembolso de matrícula e outra cobertura.