Como Organizar um Arquivo Pessoal Empregado

Se a sua empresa faz e vende produtos ou presta um serviço, você naturalmente quer concentrar seus esforços em vender esses produtos ou serviços, ou reforçá-los. É uma espécie de natural considerar qualquer outra coisa para ser não produtiva, mas há uma atividade não-produtiva que é criticamente importante para o seu negócio. Você deve organizar cuidadosamente seus arquivos de funcionários para proteger a sua confidencialidade ao fazer a informação pertinente disponível para coisas como folha de pagamento, conformidade regulatória e avaliação de desempenho. Não cometa o erro de jogar o currículo de um empregado, pedido de emprego, I-9 forma, formulário W-4, os dados de reivindicação da compensação dos trabalhadores e da avaliação de desempenho no trabalho em uma única pasta.

Coisas que você precisa

Pasta de arquivos

Escolha um tipo de pasta que pode acomodar um monte de papelada para arquivo pessoal de cada funcionário. Use uma segunda pasta para funcionários de registros médicos. Pastas suspensas poderia ser melhor para these- então você pode incorporar subpastas Manila dentro deles ou usar divisórias entre as seções.
A primeira pasta para cada funcionário, o arquivo pessoal de base, devem conter informações pessoais do funcionário, como o endereço atual e número de telefone. Pergunte aos funcionários de atualizar essas informações, se necessário, numa base anual, talvez no início do ano ou durante os períodos de inscrição aberta. contatos de emergência também deve ser mantido aqui também.
Se você dividir esta pasta pendurado em seções, a segunda seção pode conter o pedido de emprego e currículo, além de referências e contratos empregador-empregado.
Coloque todos os documentos do empregado assinados quando ele entrou para a empresa na terceira seção. Normalmente você vai encontrar formas, tais como a forma W-4 fiscal, formação de assédio sexual, acordos de confidencialidade e reconhecimento política empregado aqui - mas não o formulário I-9.
Coloque empregado comentários em uma seção. Qualquer feedback sobre uma revisão do empregado deve ser mantido aqui também. Incluir a documentação para os aumentos salariais ou ações disciplinares. Mantenha cópias de diplomas, certificados ou confirmação de treinar o empregado relevantes recebeu nesta pasta pessoais básicas também. Manter uma seção para registros de seguro, saúde e aposentadoria.
Todas as informações médicas devem ser mantidos em uma pasta de arquivo separado. Qualquer informação que se relaciona com a saúde do empregado seria armazenado aqui.
Mantenha um terceiro arquivo para qualquer funcionário que está ferido no trabalho. Aqui você vai colocar relatórios de acidentes, reivindicações da compensação do trabalhador e quaisquer outros registros médicos.
Coloque todos os formulários I-9 em seu próprio pessoal separadas arquivo ou pasta, afirma HRdirect. Separe os I-9 de ex-funcionários de empregados atuais.
Se você fazer a folha de pagamento em seu escritório, manter um arquivo separado apenas para registros de folha de pagamento.

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