Documentos necessários para arquivos pessoais

Como um empregador, você precisa estar ciente das leis estaduais e federais que estipulam o tipo de informações que devem ser mantidas em arquivos pessoais. Alguns dos documentos do pessoal exigidos incluir informações pessoais de contato para o empregado, situação de trabalho, informações de folha de pagamento e informações de desempenho.

informação sobre o emprego em um arquivo pessoal geralmente vem sob a forma do pedido de emprego ou nova papelada aluguer. O arquivo também pode incluir uma cópia da oferta de emprego carta enviada ao empregado e um recibo assinado pelo empregado reconhecendo que ele recebeu uma cópia do manual do funcionário da empresa. Enquanto o arquivo pessoal para um empregado deve incluir uma data de nascimento para efeitos de prestações, é ilegal para obter esta informação para usar em determinar se deve ou não contratar o indivíduo.

status do trabalho é a documentação legal que comprova o empregado é capaz de trabalhar nos Estados Unidos. Como prova do estatuto de obra, um arquivo pessoal empregado deve incluir uma cópia do cartão de segurança social do empregado. Se o empregado não é um cidadão dos Estados Unidos, um concluída I-9 forma (não-US cidadão equivalente a um formulário W-4), uma cópia do passaporte do empregado e uma cópia do empregado` visto de trabalho deve ser incluído no arquivo pessoal do empregado.

Outro componente principal de um arquivo pessoal diz respeito à folha de pagamento. Um empregador deve manter uma forma federal up-to-date de imposto W-4. Juntamente com o formulário W-4, um arquivo pessoal também pode conter quadros de horários para os períodos de pagamento em que o empregado trabalha. Se o empregado tem dinheiro legalmente guarnecido de seus salários, a ordem judicial ou cópia da estipulação também deve estar no arquivo pessoal.

As avaliações de desempenho são outra parte integrante de um arquivo pessoal do empregado. Estes podem incluir cópias de objetivos profissionais do empregado e avaliações de desempenho escritas pelo supervisor ou gerente do funcionário. Se apropriado, o arquivo pessoal também contém quaisquer reprimendas ou avisos que o empregado recebe durante o seu tempo com a empresa.

Se o estado em que você operar o seu negócio tem impostos estaduais, então você é obrigado a manter um formulário W-4 para impostos retidos na fonte. Semelhante à forma de imposto federal W-4, a forma de Estado deve ser mantido up-to-date e mantido no empregado arquivo pessoal como um registro de backup para deduções adequadas do salário do empregado e em caso de auditoria pela Receita Federal ou a agência de imposto estadual.