Que documentos Será uma pasta de Recursos Humanos contém?

Todos os empregadores precisam manter pastas que contêm documentos de funcionários relevantes. Você pode manter esses documentos em suporte papel ou preservá-los eletronicamente. Você vai começar o seu arquivo no momento em que entrevista o empregado e terminá-la depois que ela sai da sua empresa. Certifique-se de cumprir com as leis estaduais sobre a manutenção desses arquivos. Várias pastas são necessários para cada empregado, porque cada pedaço de informação tem um propósito diferente e algumas informações são altamente confidenciais.

Manter informações que detalha a candidatura do empregado com a sua empresa, mas manter qualquer informação que não diz respeito ao procedimento de contratação real fora deste arquivo candidatura. Inclua suas exigências para o trabalho, cópias de seus anúncios “ajuda” e referências de empregadores anteriores. Se você recuperou classificação de crédito do candidato ou se o candidato submetido a testes de drogas como parte de seu processo de recrutamento, incluir informações indicando se ou não o candidato passou, mas não manter relatórios reais destes testes na pasta.

No momento da contratação, você vai coletar formulários I-9 de seus funcionários. O empregado deve assinar este formulário e fornecer a documentação necessária que prova que ele está legalmente autorizado a trabalhar nos Estados Unidos. Você deve verificar a documentação e assinar o formulário. Mantenha a forma e cópias da documentação aplicável no arquivo. Coloque mais nada nesta pasta elegibilidade de emprego, porque ele deve estar prontamente disponível, se as autoridades do Departamento de Segurança Interna, Departamento de Trabalho ou no Departamento de Justiça precisa para inspecioná-lo. Você deve manter esta informação confidencial.

Detalhe o tempo que seus funcionários gasto com a sua empresa em suas pastas de trabalho. Mantenha detalhes sobre ações disciplinares, incluindo advertências e suspensões para um comportamento inadequado. Manter toda a documentação necessária, incluindo ações que você tomou para corrigir o comportamento. Esta pasta é onde armazenar documentos que comprovem os seus funcionários estejam cientes das regras e regulamentos de sua empresa, juntamente com acordos tais como contratos de trabalho, compromissos de confidencialidade e garantias de não concorrência. Guardar cópias de certificados e transcrições de treinar seus funcionários receberam. Manter registros de avaliações do trabalho, recompensas e bônus que você premiados pelo bom desempenho.

Manter pastas confidenciais - incluindo quaisquer pastas médicas - sob sete chaves, tornando pessoal certeza única autorizados tenham acesso às informações. Se você tem registros de condição ou incapacidade médica de um empregado, certifique-se de manter esta informação segura e separado de outros arquivos pessoais em uma pasta médica. Se o empregado tem uma emergência médica, você pode fazer esta informação disponível para os profissionais de saúde que estão tentando ajudá-la. Se a lei o exige, funcionários do governo pode ver o arquivo, como prestadores de lata de seguros se eles exigem exames médicos.

Você precisa manter registros em uma pasta de terminação por um tempo específico como dirigido por leis federais, mesmo depois de seus funcionários não trabalhar com você. Se os seus funcionários arquivar processos contra você, ou se você acha que um pode ser arquivado, preservar todos os documentos relevantes, enquanto o processo está em andamento. Após o período de tempo necessário decorre, dispor dos documentos corretamente para que eles não são utilizadas. Se você tem registros eletrônicos, certifique-se de que o pessoal autorizado excluir os registros.