Procedimentos da folha de pagamento de segurança

Segurança dos registros de folha de pagamento e os funcionários que trabalham com eles é uma análise contínua para os administradores da folha de pagamento e gestão empresarial. segurança de folha de pagamento inclui implementação e manutenção de confidencialidade e segurança dos registros de folha de pagamento, o departamento de folha de pagamento e os funcionários da folha de pagamento. O gerente da folha de pagamento, contabilidade gestor ou gerente de recursos humanos pode levar a responsabilidade pela segurança de folha de pagamento em conjunto com a gerência sênior. Criando um ambiente de folha de pagamento altamente seguro e eficiente organizada deve ser o objetivo de cada departamento da folha de pagamento.

Organização da folha de pagamento departamento, pessoal e processos é vital para a segurança de folha de pagamento. A cadeia de comando clara, um organograma departamento de lógica e clara delegação de responsabilidades de folha de pagamento é necessário para a administração da folha de pagamento seguro. Um gerente, um processador de folha de pagamento, um especialista para situações especiais de folha de pagamento, tais como ordens de penhora de salário e folhas de remuneração FMLA e trabalhador de, secretários registros de funcionários e qualquer outro pessoal da folha de pagamento deve ser organizado no departamento de tratamento confidencial, eficiente, seguro e juridicamente compatível folha de pagamento . Todos na folha de pagamento deve ter responsabilidades claramente definidas para evitar e eliminar falhas de segurança e falhas no processamento de folha de pagamento.

Todo o acesso aos documentos de folha de pagamento em papel, arquivos de armazenamento físico, computadores e relatórios de computador e qualquer outro tipo de acesso deve ser estritamente controlada e aplicada para proteger as informações da folha de pagamento confidenciais. responsabilidades de cada funcionário da folha de pagamento deve ser revisto pelo gerente da folha de pagamento para determinar o nível de acesso é necessário. O acesso aos documentos de folha de pagamento físicos, tais como planilhas, levantar autorizações, bônus e comissões papelada e outros documentos de folha de pagamento com informações financeiras sensíveis e confidenciais deve ser restrito a apenas aqueles que processar as transações. armários de arquivos e computadores com informações da folha de pagamento, dados e arquivos devem estar localizados em áreas seguras onde somente aqueles com autorização de segurança podem visualizar e trabalhar com eles. Por exemplo, funcionários de quadro de horários que só entram horas de trabalho no sistema informático de folha de pagamento não deve ter acesso a processos de submissão finais ou salário e documentação benefício.

procedimentos de folha de pagamento devem ser cuidadosamente documentadas e executadas para garantir a segurança do processo de folha de pagamento e pessoal. responsabilidades de cada funcionário da folha de pagamento deve ser claramente definido na sua descrição do trabalho, nos procedimentos de folha de pagamento que eles executam e em um manual operacional padrão para o departamento de folha de pagamento. Os procedimentos devem ser respeitados, revisto quando alguma coisa muda e revisado pelo menos anualmente, se não mais frequentemente para proteger a integridade dos processos e evitar eventuais lacunas na segurança.

segurança física de registros de folha de pagamento, arquivos, dados e sistemas, bem como instalações de folha de pagamento e pessoal é vital. segurança de folha de pagamento e confidencialidade não deve ser comprometida para poupar dinheiro através do processamento da folha de pagamento na recepção ou fazendo empregado uma folha de pagamento desempenhar funções sem um double-check. armários de arquivo deve ser fechado com acesso limitado. Escritórios, quadros principais e computadores de mesa com os dados da folha de pagamento e software de processamento não deve estar localizado em áreas comuns, mas em locais seguros que podem ser bloqueados facilmente. funcionários da folha de pagamento deve ter um ambiente de trabalho seguro do tráfego funcionário e visitante e deve ter maneiras fáceis de proteger com sucesso a informação de que trabalhar com para que eles não estão sujeitos aos empregados irritados ou emocionais. Qualquer folha de pagamento erros, discrepâncias e queixas devem ter processos claros e deve ser dirigida por gerentes ou supervisores, e não diretamente com o pessoal da folha de pagamento.