Como documentar Procedimentos da folha de pagamento de processamento

relógio de tempo de documentos e procedimentos de cartão de tempo. Muitas empresas com funcionários horistas obrigá-los a perfurar um tempo Clock- outros exigem-los para completar um cartão de tempo. O salário funcionários horistas receber é baseado em suas horas representadas em seu tempo CARDS- portanto, nenhum relógio de tempo ou tempo muda cartão que estão sendo implementadas, devem ser comunicados aos todos os funcionários por escrito. Você pode tanto enviar um memorando para os gerentes / supervisores, ou você pode entregá-los uma versão impressa das mudanças. Os gerentes / supervisores são responsáveis ​​por transmitir as alterações necessárias aos seus empregados.

Imprimir um calendário da folha de pagamento anual. Antes do final de cada ano, verifique cuidadosamente as datas do próximo ano para determinar que data de processamento de folha de pagamento irá ocorrer. Tome nota dos feriados, feriados e quaisquer outros feriados da empresa. Use cores diferentes para destacar datas de apresentação para cartão de tempo e mudanças de folha de pagamento, e as datas de pagamento reais. Uma empresa de impressão profissional pode ajudá-lo com a impressão esses calendários. Distribuir o calendário da folha de pagamento para todos os gerentes / supervisores.

Mantenha um livreto de processamento de folha de pagamento padrão para o departamento de folha de pagamento. O folheto deve incluir todas as etapas de processamento de folha de pagamento. Por exemplo, se sua empresa tem uma programação de pagamento quinzenal, formular o livreto para que ele afirma exatamente como o processamento da folha de pagamento quinzenal ocorre desde o início do período de pagamento até o fim. Esta etapa é particularmente eficaz quando formação de novo pessoal folha de pagamento.

Incluir o relatório e verificar processo de manipulação no livreto de processamento de folha de pagamento. Após os salários são impressos ou a transmissão do arquivo de depósito direto para o banco tenha ocorrido, o processo de folha de pagamento ainda não está completa. Documento estes passos, tais como impressão e folha de pagamento de arquivamento registros e relatórios fiscais, e os nomes das pessoas que você estará entregando os contracheques / stubs para. Como a informação muda com o tempo, atualizar a cartilha e assegurar que todos no departamento de folha de pagamento tem uma cópia.

Assegurar que cada membro da equipe de folha de pagamento entende seu papel. Documento e dar-lhes uma cópia das suas funções de trabalho específicas para garantir que durante o processamento da folha de pagamento que eles estão cientes de suas responsabilidades.