Como Escrever Procedimentos da folha de pagamento

Folha de pagamento é um aspecto fundamental de qualquer negócio com os empregados. Para que os funcionários e impostos sobre os salários a serem pagas a tempo e com precisão, o departamento de folha de pagamento deve ser estruturado. Para alcançar a eficiência dentro do departamento, o empregador deve documentar os procedimentos de folha de pagamento. Independentemente da folha de pagamento é grande ou pequeno, procedimentos de folha de pagamento escritos são fundamentais para uma folha de pagamento bem sucedido.

Criar formas de procedimento de folha de pagamento. O departamento de folha de pagamento normalmente trabalha em estreita colaboração com o departamento de recursos humanos para assegurar o processamento salário e benefícios dos empregados adequada. Um certo número de formas são usados ​​neste processo: folhas de tempo / cartões de tempo, formam-W 2, programações de folha de pagamento e / ou calendários, formas pedido de férias, formas de autorização depósito directos e folhas de monitorização dia doentes. Você pode comprar essas formas em uma loja de artigos de papelaria ou tem uma empresa de impressão personalizada los.

Documentar os procedimentos de cronometragem. O Departamento do Trabalho EUA observa que você pode usar qualquer sistema de cronometragem você quiser, desde que seja correcta e completa. procedimentos de cronometragem deve incluir tempo prazos folha de submissão e o método utilizado para calcular o tempo dos funcionários.

Por exemplo, escrever estabelece procedimentos para a computação manualmente cartões de ponto dos funcionários, como o arredondamento para cima e para baixo para quarto de hora mais próximo. Se você tem um sistema de cronometragem que transporta automaticamente socos empregado / furtos no software de folha de pagamento, documentar seus procedimentos para fazer edições. Isso pode incluir tendo supervisores e-mail que as alterações antes do prazo.

Anote procedimentos de processamento de folha de pagamento. Adequar os procedimentos de processamento de folha de pagamento para que coincida com o seu sistema de folha de pagamento. Um sistema de folha de pagamento pode ser manual, in-house informatizado ou externo (terceirizado). Estado inteiro os procedimentos de processamento de folha de pagamento para o seu sistema particular.

Por exemplo, digamos que você tem um sistema informático em casa, em que no local o pessoal da folha de pagamento e software de folha de pagamento é usado para processar a folha de pagamento. Documentar como usar o software. Estado como entrar salários dos funcionários e como processar os ajustes salariais, depósitos directos, impostos de folha de pagamento, dias de benefícios, garnishments, benefícios de seguro e pagamento de horas extras. Incluir medidas para verificar novamente a folha de pagamento antes de imprimir contracheques e antes de fechar a folha de pagamento.

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Se você tiver várias freqüências de pagamento (como semanal e quinzenal), documentar como para processar cada um. procedimentos de processamento da folha de pagamento deve incluir todas as etapas de processamento, a partir do início de cada folha de pagamento para a sua extremidade.

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Incluem pós-processamento de procedimentos. Por exemplo, digamos que você tem um departamento de contabilidade ou de uma empresa de imposto fora que lida com assuntos fiscais da folha de pagamento da empresa. Indicar os arquivos e relatórios necessários que devem ser encaminhados e que individual. Estado quem deve receber contracheques / recibos de salários para distribuição e incluem outras empresas / pessoas com quem você deve interagir. Por exemplo, se o departamento de folha de pagamento encaminha fundos de contribuição de aposentadoria para o provedor de plano de pensão imediatamente após cada processamento de folha de pagamento, incluem as medidas necessárias.

Documentar os procedimentos de manutenção de registros. O empregador deve manter registros da folha de pagamento por um período mínimo de três anos, de acordo com o Departamento do Trabalho. armazenamento de estado e procedimentos de arquivamento de registros de folha de pagamento, W-2s, relatórios fiscais da folha de pagamento, cartões de ponto e outros registros da folha de pagamento.