Política e Procedimentos da folha de pagamento

Uma política de folha de pagamento descreve o processo de folha de pagamento no que se refere à administração de salários, pontualidade, horários de folha de pagamento e formas de pagamento. procedimentos documentados assegurar um processo claro e definido aprovação, actividades consignado eficientes, a disponibilidade de formas e controlos apropriados. Uma organização com a política e os procedimentos de folha de pagamento estabelecido pode assegurar funcionários de pagamento precisa e oportuna de vencimentos e salários.

Folha de pagamento é uma das maiores despesas em qualquer organização. Uma política de folha de pagamento estabelece verificações internas e contrapesos para controlar e proteger essa despesa. Ele reduz a incidência de erros e possibilidade de fraude. Em grandes empresas, o processo de folha de pagamento envolve um monte de tempo e recursos. procedimentos de folha de pagamento criar eficiências em termos de coleta de tempo, processamento de documentos, entrada de dados, pagamento e manutenção de registros. Ao incorporar automação e avanços na tecnologia de sistemas, procedimentos pode ser rentável e economizar o dinheiro da empresa.

Uma política de folha de pagamento garante que os funcionários vão sempre receber o pagamento correto no momento certo. Ele garante que a empresa segue as leis federais, estaduais e locais, especialmente aqueles que se referem a impostos, Medicare, segurança social e normas laborais justas. Conformidade com a legislação vai ajudar a empresa a evitar o pagamento de multas. procedimentos de folha de pagamento também apoiar a implementação de estruturas estabelecidas de compensação e sistemas, orçamentos de departamentos e acordos coletivos de trabalho.

Uma política de folha de pagamento define as responsabilidades e obrigações do pessoal da folha de pagamento e gestores. Desde folha de pagamento envolve informações confidenciais, a política deve especificar o acesso e níveis de segurança. Ele também identifica a formação exigida por diferentes grupos de funcionários. A procedimentos de folha de pagamento detalhes o processo a partir de quando o empregado é contratado. Eles incluem atividades de folha de pagamento e formulários necessários para o processamento de novas contratações, mudanças de emprego, actualizações de informação, pagamentos especiais, deduções, relatórios tempo e terminação.

Para minimizar o risco de fraude, a política de folha de pagamento deve incluir controles internos. Uma forma de controlo é a separação de funções. Por exemplo, se houver dois funcionários envolvidos no processamento da folha de pagamento, pode-se preparar os documentos de folha de pagamento, enquanto o outro iria autorizar e aprovar. Uma autoridade de aprovação deve rever todos os salários e deixar informações. Outro grupo ou departamento como a contabilidade pode auditar transações de folha de pagamento. procedimentos de folha de pagamento também deve proteger a confidencialidade das informações da folha de pagamento, garantindo que somente pessoas autorizadas tenham acesso a eles.

O departamento de folha de pagamento é responsável por gerenciar o fluxo de trabalho da folha de pagamento para assegurar o processamento da folha de pagamento eficiente e oportuna. Ele estabelece horários e prazos de folha de pagamento para apresentação de documentos de folha de pagamento. Payroll equipe de atribuição e controle de acesso à informação no sistema de folha de pagamento. Eles inserir informações no sistema e fazer as alterações necessárias. Os gerentes devem garantir que os documentos de folha de pagamento necessárias são preenchido e enviado dentro de linhas de tempo definido. Os funcionários são responsáveis ​​por revisar pagamentos e deduções, e aconselhar o departamento de folha de pagamento de quaisquer discrepâncias. Eles também devem manter suas informações up-to-date.