Políticas e procedimentos para a divulgação de informações

Os funcionários e os clientes têm o direito legal de esperar que uma empresa vai realizar certas informações em sigilo. Esta expectativa se estende às solicitações internas e externas de informação de terceiros. Por esta razão, as políticas e procedimentos que identificam que podem permitir a partilha de informação confidencial, as informações que uma empresa pode compartilhar e que podem receber informações confidenciais são proteções críticos para empresas de todos os tamanhos.

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Um comunicado da política de informação devem definir os tipos de informações de funcionários a que se refere a política. Para a maioria das empresas, isso inclui informações de identificação único, tais como a Segurança Social ou número de identificação do funcionário, bem como informações de folha de pagamento, registros de treinamento e informações de saúde protegidas, incluindo informações sobre o passado de um empregado ou presente de saúde ou condições médicas, tratamentos de saúde ou créditos de seguros. compartilhamento de informações procedimentos podem incluir uma cópia de um consentimento aprovado pela empresa para compartilhar formulário e deve delinear o processo de autorização e identificar métodos de transferência de dados aceitáveis.

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A declaração de privacidade deve descrever claramente a posição e intenção do negócio para proteger a privacidade de cada empregado. Muitos descrevem os controles internos no local para evitar a liberação de informações confidenciais dentro da empresa. Por exemplo, uma política pode afirmar que informações de emprego está disponível apenas para usuários internos autorizados em uma base necessidade de saber. Ele também deve indicar que a informação do empregado armazenada em um banco de dados eletrônico ou um sistema de arquivamento manual será mantido de forma segura.

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Para a maioria das empresas, pedidos de informação de terceiros normalmente vêm do governo e aplicação da lei agências, instituições financeiras, agências de crédito e potenciais empregadores. procedimentos específicos para lidar com informações diferem de acordo com o solicitante. Por exemplo, procedimentos pode afirmar que o pessoal de RH deve honrar imediatamente um pedido de salário ou datas de emprego de uma agência governamental de um funcionário, mas que os pedidos não-governamentais de informação deve ser por escrito e vai exigir uma autorização por escrito do empregado antes da informação é liberado .

A maioria das políticas e procedimentos de abordar o direito do trabalhador a rever o seu arquivo pessoal, como as leis na maioria dos estados permitem que um empregado para exibir algumas ou todas essas informações. No entanto, as políticas e procedimentos devem estar em conformidade com as leis estaduais sobre se um pedido pode ser oral ou deve ser por escrito, o prazo para fornecer essas informações, se um empregado pode ver tudo, ou se uma empresa pode reter informações confidenciais, como de terceiros referências, documentos de gestão e informações confidenciais sobre uma investigação interna em curso.