Procedimentos de escritório para a retenção de arquivos

Não importa o que você está no negócio, é importante manter a documentação adequada. Estabelecer uma política de retenção de arquivo de toda a empresa é fundamental, e é tão crítico para garantir que cada funcionário na empresa entende e concorda em cumprir a política estabelecida. É importante para as empresas a estabelecer políticas, procedimentos e políticas de retenção de arquivos para todos os documentos, incluindo arquivos de papel, e-mail e comunicação eletrônica.

Uma das razões mais importantes para manter arquivos e outra documentação é proteger a sua empresa no caso de uma ação judicial ou processo legal. A fim de certificar-se de sua empresa está totalmente protegido, é importante examinar todas as leis a que você pode estar sujeito. Estas leis variam de indústria para indústria, por isso é uma boa idéia para passar por cima de estratégias de documentos e retenção de arquivos propostas com o departamento jurídico da sua empresa. Muitas indústrias, tais como cuidados de saúde, têm requisitos de retenção muito específicos para arquivos e prontuários.

Uma maneira as empresas podem economizar espaço e ainda atender seus requisitos legais é a imagem de todos os seus documentos de papel velho, em seguida, rasgar os originais. Dependendo do volume de documentos a serem digitalizados ea necessidade de digitalização em curso, as empresas podem comprar seu próprio scanner de alto volume ou fazenda do trabalho para um fornecedor de terceiros. De qualquer maneira, é importante fazer uma extensa controle de qualidade sobre os documentos de imagem antes de destruir os originais. Você só deve rasgar os documentos originais depois de ter certeza que você tem boas cópias eletrônicas. Para fins de recuperação de desastres, é importante para colocar uma cópia desses documentos digitalizados em uma instalação de armazenamento off-site. Isto tornará mais fácil de recuperar em caso de um incêndio, inundação ou outro desastre.

Fazer o backup dos dados da empresa deve ser uma parte importante de suas operações diárias, e esses backups de rotina podem ser parte de sua estratégia de retenção de arquivo. Cópias de fitas de backup e outros documentos eletrônicos devem ser enviados para uma instalação de armazenamento off-site em uma base contínua, com backups antigos voltaram e reutilizados. Isso garante que há sempre um backup recente na instalação off-site, e que esses registros são mantidos em um ambiente seguro e seguro.