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Como implementar um Sistema de Gestão de Documentos

De acordo com Negócios dicionário, um sistema de gerenciamento de documentos é um “sistema eletrônico projetado para organizar e gerenciar documentos. Estes documentos são normalmente organizados com software, que fornece ao usuário a capacidade de acessar, modificar e centralmente armazenar os documentos.”As empresas freqüentemente usam estes sistemas para converter documentos em papel históricas em arquivos eletrônicos para facilitar a consulta e reduzir o espaço de armazenamento. A maioria das empresas gerar algum tipo de papelada associados às suas operações. Encontrar a melhor maneira de gerenciar esses documentos podem melhorar o fluxo de trabalho interno da empresa.


Rever os pontos de entrada para documentos comerciais. Empresários e gestores devem determinar como os documentos inserir sua empresa e decidir como melhor capturá-los eletronicamente.

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Implementar software para capturar informações eletronicamente. As empresas podem solicitar partidos de tais fora como vendedores, fornecedores ou semelhantes grupos de enviar informações eletronicamente via e-mail ou sites. Isso permite que as empresas a carregar diretamente as informações em um sistema de gestão documental.



Exigem que os empregados para digitalizar documentos em papel em um sistema de arquivamento eletrônico. Depois de um empregado conclui a sua tarefa, os gestores podem exigir que ela varrer toda a informação pertinente para armazenamento de computador ou servidor da empresa. O empregado pode, em seguida, rasgar o original de dispor de informações confidenciais.

Estabelecer um sistema de descoberta de documentos. A capacidade de encontrar rapidamente os documentos armazenados podem reduzir o tempo de um funcionário gasto na procura de informação histórica. As empresas devem criar um sistema de arquivamento eletrônico padrão para indivíduos para armazenar e encontrar a informação em uma data posterior.

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dicas avisos

  • As empresas podem decidir terceirizar seu sistema de gerenciamento de documentos. As empresas podem especializar-se em armazenar informações para que uma empresa não precisa de grandes quantidades de espaço de armazenamento físico de documentos.
  • Embora os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos oferecem muitos benefícios para uma empresa, eles também podem ter desvantagens. As empresas devem ser capazes de garantir a informação electrónica a partir de abuso ou fraude, enquanto o backup das informações para proteger contra falha no computador ou servidor.
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