Qualificações para o controlo de documentos

A segurança e seguro conservação dos documentos começa com a formação de pessoal e gestão de instalações. existem medidas de controle de documento a partir da ingestão inicial a organização a longo prazo. Características a considerar ao aplicar as medidas de controle de documentos incluem confidencialidade e acesso do público aos arquivos, a duração e controle de procedimentos de destruição, gerenciamento de documentos físicos e gerenciamento eletrônico de documentos.

Gestão e funcionários determinar qualificações controle de documentos. qualificações do pessoal, investigações de fundo e restrições de emprego dependem do tipo de documentos sob controle de gestão. Os funcionários que trabalham com documentos legais mantidos em um sistema judicial requerem uma verificação de antecedentes criminais. trabalhadores documento financeiro pode exigir uma verificação de antecedentes financeira. Trabalhadores que manipulam, estado, local, bancários e de habitação documentos federais com informações pessoais e números de segurança social normalmente exigem pelo menos um controlo mínimo fundo.

As empresas devem fornecer instalações seguras com base no tipo de documentos sob controle. documentos únicos ou arquivos de documentos com informações pessoais deve ser seguro em todos os momentos. organizações privadas devem decidir quais documentos devem ser protegidos em áreas restritas, ou responsabilidade legal risco de acesso não autorizado a informações privadas.

Uma empresa deve acessar procedimentos de controle de documento a partir da ingestão inicial de documentos sensíveis. Documentos não confidenciais podem ser processados ​​casualmente. documentos de entrada sensíveis deve ser para verificar quando o documento foi apresentado ao escritório com carimbo de data. Um selo ou método diferente pode ser usado para documentos entregues por via electrónica, em pessoa, por correio ou por fax.

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Um documento com todas as informações pessoais, incluindo nome, endereço, número de telefone, número de segurança social, informações da família, história médica, história financeira ou fatos pessoais não-divulgadas deve ser manter em sigilo. controles de documentos para documentos confidenciais ou arquivos de limitar o acesso ao indivíduo cujo arquivo pessoal que é ou o representante da empresa que precisa para acessar as informações por razões de negócios.

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documentos de acesso público devem ser rotulados de forma diferente de documentos confidenciais. pessoal qualificado deve ser instruído sobre os requisitos mínimos de acesso. Um procedimento formal deve detalhar como um documento ou arquivo pode ser visualizado ou liberado. Pode ser usada uma lista de presença, ou uma forma de identificação pessoal pode ser realizada até o documento ou arquivo é devolvido. leis federais e estaduais que restringem ou permitir o acesso deve estar disponível na impressão.

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controlo documento requer limitações de duração para manter documentos e directrizes rigorosas sobre a destruição segura. regras específicas da indústria e regulamentos podem ser aplicadas. funcionários treinados determinar quando e como terminar o controle de documentos com base nas características dos documentos. Estas características incluem as informações nos documentos, a idade do documento e o propósito do documento. Os documentos podem ser destruídos após a informação não é mais necessária, o tempo definido para manter as informações expirou ou o documento não é mais necessário para sua finalidade original.