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Como desenvolver procedimentos, políticas e documentos usando as informações método de mapeamento

Agilizar o seu processo e documentação política usando métodos de mapeamento de informações.
Agilizar o seu processo e documentação política usando métodos de mapeamento de informações. (imagem: Imagem documentos por AGITA LEIMANE de Fotolia.com)

mapeamento de informações é um método de documentação clara e eficaz para as empresas que já desenvolveram seus procedimentos, políticas e documentos de suporte. Negócios que estão apenas começando para formalizar os seus procedimentos também podem se beneficiar do método de documentação mapeamento de informações. mapeamento de informações agiliza a documentação, impedindo a duplicação de instruções ou informações através de procedimentos. Ele também fornece um formato para organizar as informações dentro de um documento para que ele seja mais facilmente compreendido. Convertendo documentação da sua empresa para um formato de mapa de informações pode ser feito em poucos simples, embora etapas demoradas.


Revisar toda a documentação da empresa e sistematicamente organizar o conteúdo em categorias contendo instruções similar. Refinar o conteúdo categoria removendo conflitos e duplicações.

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Por exemplo, muitos procedimentos têm uma seção para responsabilidades. Para este tipo de conteúdo que seria compilar todas as "responsabilidades" -tipo informação através de toda a documentação. Ao fazer isso, você pode ver conflitos em responsabilidades ou áreas onde uma responsabilidade se sobrepõe ao outro. A partir daqui, agilizar o conteúdo para remover duplicações ou conflitos. Outros tais conteúdos a considerar inclui definições e precauções de segurança.

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Crie documentos centrais ou outros repositórios de informação controlado por revisão para cada tipo de conteúdo.



De volta ao nosso exemplo de responsabilidades, criar um documento que lista as responsabilidades conteúdo que você refinado na última etapa. Certifique-se de fazer referência a procedimentos em que as responsabilidades são realizadas. Isso garante que a documentação seja adequadamente inter-referenciado.

Agora conteúdo que semelhante é realocado em um documento central, o conteúdo antigo pode ser removido dos procedimentos originais. Remova o conteúdo dos procedimentos originais, dando referência ao novo documento de referência central.

Atualizar o conteúdo restante documentação durante o processo de revisão para um formato mapeados-informação. Organizar o conteúdo do documento, agrupando informações pertinentes. Incluir sub-cabeçalhos. Use mesas onde possível, para o conteúdo pode ser melhor visualizado. Estabelecer as melhores práticas, incluindo qualquer conhecimento ou passos que os funcionários normalmente executam, mas não foram documentados no procedimento tribal.

dicas avisos

  • mapeamento de informações varia de simples ao complexo e pode ainda reforçada através da inclusão de feedback mensurável para a gestão. Para a implementação mais complexo, os serviços profissionais de estabelecimentos como a empresa fundador Informação Mapping, Inc. podem ser empregados para otimizar seus procedimentos mapeadas ou não mapeados. (Consulte Recursos)
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