Como escrever um lembrete Letter on-line

cartas de aviso são úteis quando entrar em contato com clientes que podem ter esquecido de pagar uma conta, bem como entrar em contato com as pessoas para lembrá-los sobre um compromisso ou evento. Para aqueles clientes que usam e-mail, muitas vezes, você pode enviar um email de lembrete, que é uma maneira muito conveniente para alcançá-los rapidamente. cartas online exigem atenção detalhada para cada palavra para garantir que a sua carta não soar agressivo ou rude, e gramática correta é uma obrigação.

Verificar a exatidão das informações que você deseja lembrar a pessoa aproximadamente. O envio de um lembrete coleção com informações imprecisas vai confundir e possivelmente irritar um cliente. Nomeação e eventos lembretes também deve incluir informações precisas para garantir que as pessoas vão fazer essa nomeação ou assistir a esse evento quando eles são solicitados.

Reconhecer a possibilidade de que a sua informação está incorreta ou o cliente já enviou pagamento. Uma declaração mostrando que você só são capazes de ver seus próprios registros e que você não tem nenhuma outra informação a que você pode se referir pode ajudar a pessoa que lê a carta entender o seu objetivo a partir de sua perspectiva. Reconhecendo se o partido recentemente tinha enviado um pagamento e esse pagamento não se reflete na carta irá travar uma resposta irritada do receptor da carta de advertência.

Seja cortês e tratar o cliente como você gostaria de ser tratado, se foram enviou uma carta lembrete. Descuidos, erros de cálculo e circunstâncias atenuantes acontecer na vida de todos. Excessivamente comentários rudes ou desrespeitosos em uma carta lembrete financeira não vai ajudar a obter o dinheiro da pessoa a quem você está enviando a carta. Em vez disso, manter a letra precisa e discutir apenas as especificidades da conta de maneira cortês - evitando palavras rudes ou ofensivas.

Inclua informações de faturamento original ao enviar uma carta de advertência solicitando o pagamento. Muitos clientes vão pedir para ver o faturamento original se ter esquecido o que esta conta é para. Para economizar tempo, incluem o faturamento original na carta de advertência para o cliente. As informações de faturamento original pode ser um link para a conta do cliente on-line quando você envia uma carta de advertência por e-mail.

Solicitar uma resposta. Pedindo uma resposta do cliente pode incluir pedindo uma remessa de pagamento, um telefonema de retorno, uma resposta de e-mail ou preencher as informações de contato correto e devolvê-lo para você. Ao pedir uma resposta do cliente, de forma cortês, você está mais apto para abrir o cliente até a discutir a conta e obter um pagamento do cliente.

Fornecer informações de contato para chegar até você. Certifique-se que você tem todas as suas informações de contato no e-mail de lembrete. Um endereço ou endereço postal físico não pode ser suficiente- incluem e-mail, site, telefone e números de fax para dar o cliente como muitas maneiras de chegar até você quanto possível.