Como escrever uma carta para o pagamento do cliente

Use papel timbrado da empresa, já que contém todas as informações de contato da organização e muitas vezes parece mais formal.

Endereço da carta. Incluir a data da carta seguido pelo nome e endereço do cliente. Abordar a pessoa, afirmando “Querido”, seguido do nome completo do cliente.

Indicar a finalidade da carta. Uma carta de um pedido de pagamento deve comunicar claramente esse fim no início da carta. Use um tom profissional e manter as palavras positivas e quente.

Incluir detalhes da dívida. Indicar a data em que os serviços desta dívida foram fornecidos, a data de vencimento original e o valor devido incluindo quaisquer taxas atrasadas. Inclua o número da fatura, assim como para permitir que o cliente a encontrar o documento original mais fácil. Muitas empresas também irá incluir uma cópia da factura original neste tipo de letra. Informar o cliente, bem sobre a taxa de juros para que as taxas atrasadas são calculados.

Peça ao cliente para pagamento. Deixe o cliente saber que taxas atrasadas adicionais podem ser evitados mediante o pagamento do valor total até uma data especificada. Peça ao cliente para chamá-lo para fazer arranjos, se ele é incapaz de fazer o pagamento na totalidade por esta data. Incluir o seu número de telefone e extensão direta, se necessário. Inclua seu endereço de e-mail bem e oferecer sua correspondência através desta forma, se o cliente deseja.

Obrigado o cliente. Oferecer a sua gratidão para com o cliente se o pagamento já foi feito e agradecer o cliente com antecedência para o envio de um pagamento imediato. Diga ao cliente que se ele tem alguma dúvida, ele não deve hesitar em chamá-lo sobre este assunto.

Assinar a carta. Conclua a carta escrevendo “Atenciosamente”, seguido por seu nome e título.