Características essenciais de cartas comerciais

Uma carta de negócios define o tom para futuras interações. Quando um potencial cliente recebe uma carta de negócios, ele imediatamente forma uma impressão do escritor e sua organização. Se a letra é muito casual, o escritor pode parecer hipócrita ou não profissional. Escrito que é muito formal pode intimidar ou alienar o leitor. Uma carta bem organizado e bem escrito irá criar uma primeira impressão positiva.

Cada carta comercial aborda um propósito ou tarefa específica. Poderia ser um pedido de informações, resposta a um inquérito ou a apresentação de uma proposta. O primeiro parágrafo afirma o propósito da carta. Ele responde a perguntas do jornalista: quem, o quê, quando, onde e por quê. Os parágrafos restantes apoiar esta finalidade com pontos diferentes - qualificações, atributos, características. O último parágrafo reafirma este fim e define claramente as expectativas do escritor. O escritor usa frases de transição adequadas para garantir que todas as partes da carta fluir sem problemas em conjunto.

Uma boa carta de negócio fornece todas as informações pertinentes de forma clara e concisa. O escritor usa um tom e linguagem apropriada. Ele mantém o simples vocabulário e evita usar linguagem técnica ou abstrato para impressionar o leitor. Ele varia a duração das penas, dirigindo longe de longas frases desconexas com detalhes excessivos. No entanto, ele não se limita a, frases agitadas curtas. Sempre que possível, ele usa a voz ativa em vez da voz passiva.

Cada carta comercial segue requisitos de formato e fonte da empresa. Em um formato de bloco, toda a carta é justificado à esquerda e com espaçamento simples, com exceção de um espaço duplo entre os parágrafos. O formato de bloco modificado segue o estilo do bloco, mas posiciona a data e fechamento no centro. A maioria das cartas comerciais incluem a data, endereço dentro, saudação, linha de assunto, o fechamento de cortesia, assinatura e gabinetes. Se a letra é mais curto ou mais longo do que a média, o escritor faz os ajustes necessários para o espaçamento vertical.

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Antes de enviar qualquer carta, o escritor lê o primeiro rascunho em voz alta. Esta é uma excelente maneira de verificar para a linguagem que soa estranho ou antinatural. Ele usa um dicionário e escrita stylebook para verificar todos ortografia, gramática e pontuação. Alternativamente, ele pode usar o recurso de verificação ortográfica-and-gramática de seu programa de processamento de texto. Ele checa duas vezes no nome, título e endereço do destinatário.