Como escrever um negócio email com anexos

Escrever uma linha de assunto que reflete adequadamente a mensagem. linhas de assunto específicas ajudará os funcionários a organizar e-mail de acordo com projetos da empresa. títulos vagos como “Importante” ou “Por favor, leia” torná-lo difícil de localizar mensagens no futuro.

Compor uma mensagem que é conciso e fácil de ler. Os funcionários devem filtrarem grandes volumes de e-mails por dia e têm pouco tempo para ler mensagens longas. Use uma fonte legível, incluir um monte de espaço em branco e empregar letras maiúsculas e minúsculas de forma adequada. Escreva a sua mensagem em um tom que é cortês, mas profissional, e começam e terminam com saudações profissionais.

Referem-se a fixação. empregados ocupados são muitas vezes apressado para o tempo e pode ignorar o anexo, se não há nenhuma referência a ele. Que o destinatário saiba o que o anexo contém eo que fazer com ele.

Certifique-se de ter anexado o documento antes de enviar. Janis Fisher Chan, autor de “E-Mail: uma gravação Guia It Well - Como escrever e gerenciar e-mail no local de trabalho ", aconselha anexando o documento antes de começar a escrever a sua mensagem.

Deixe o seu leitor saber o que programa é necessário para abrir o arquivo. O Microsoft Office Suite e Adobe Acrobat Reader são aplicativos comuns utilizados no local de trabalho.

Considere a quantidade de tempo que levará o destinatário para baixar o anexo. Use um programa de compressão de arquivo para arquivos grandes, como WinZip, ou quebrar o arquivo em seções menores que podem ser enviadas separadamente. Em consideração para o empregado ocupado, você também pode colar o documento no corpo da mensagem.

Revise sua mensagem. Erros ortográficos e gramaticais parecem não profissional. Além disso, evite usar gírias, abreviaturas e emoticons em sua mensagem. Estes podem ser termos bem conhecidos, mas eles são inapropriados em mensagens de negócios.

Analise o seu mensagem e documento anexado em busca de vírus antes de enviar.

Incluir um aviso encorajando o leitor para digitalizar o anexo em busca de vírus antes de baixar. Isto pode proteger sua empresa contra a possibilidade de ação legal se o destinatário recebe um vírus através de seu apego.