Quanto eu preciso para reembolsar meus colaboradores pelo seu Mileage?

Os funcionários que colocar um monte de milhas em seus próprios veículos no desempenho de seus empregos incorrer em custos significativos. HR herói diz que recrutar e manter bons trabalhadores para o seu negócio significa que você terá que compensá-los para as despesas de condução. Os empregadores geralmente pagam uma taxa predeterminada por milha. Contanto que sua empresa está em conformidade com as regras da Receita Federal, tais reembolsos de quilometragem são despesas comerciais dedutíveis.

Reembolso de quilometragem é uma idéia simples, senso comum. Em vez de tentar recolher todos os recibos de gás e outros registros necessários para controlar as despesas de veículos reais, você pode pagar uma quantia por milha que se aproxima o custo de dirigir um carro. O IRS torna isso fácil, definindo uma taxa normal para a milhagem de negócios com base no custo médio de operação do veículo motor. Por exemplo, em 2015, a taxa normal era 57,5 ​​cêntimos por milha. Este valor padrão permite o custo operacional total, incluindo despesas como combustível, depreciação, reparos e seguro. O IRS não requerem registros de custos reais quando você usa a taxa normal. Negócios Recursos Legal diz que a maioria dos empregadores que pagam os reembolsos de quilometragem adotar a taxa normal ou uma quantidade muito próximo a ele.

política de reembolso de milhagem da sua organização deve atender aos critérios de IRS para os pagamentos a serem consideradas despesas de negócio e remuneração de empregados não tributável. Quilometragem pode ser reembolsado somente para o curso que está diretamente relacionada com o desempenho de funções de trabalho. Pendulares de e para casa e um local de trabalho regular não é quilometragem qualificado. No entanto, viajar entre um escritório em casa e outro local de trabalho ou entre casa e um local de trabalho temporário pode ser quilometragem elegível, como está dirigindo entre vários locais de trabalho. Se a sua organização for pré-pago despesas de quilometragem, os empregados têm de devolver qualquer porção não utilizada.

Quando os empregadores reembolsar condução despesas com base na quilometragem, a única documentação do IRS requer é um registro de cada viagem. Isso geralmente é realizado por instruir os funcionários a manter um registro de quilometragem. As leituras de hodômetro iniciais e finais para cada viagem deve ser incluída em uma entrada de log, juntamente com a data. A razão para a viagem e o itinerário deve ser indicado. Os funcionários devem apresentar os seus registos de quilometragem em um horário regular para reembolso.

O IRS conta reembolsos pagos a uma taxa igual ou menor do que a taxa normal como despesas comerciais. Reembolsos não estão incluídos na remuneração do empregado em formulários W-2. No entanto, se um empregador opta por pagar mais do que a taxa normal, a diferença é a compensação e está incluído como rendimento tributável em W-2s. As taxas de estacionamento e portagens não são tidos em conta a taxa normal. Os empregadores podem optar por reembolsar empregados para estes custos como despesas de negócio, além de pagar a taxa padrão para a condução do trabalho.