Como planejar um orçamento de TI

Resuma as despesas de TI do ano anterior por categorias. Determinar a percentagem do orçamento de TI global que é usado para cada categoria. Por exemplo, calcular a percentagem do orçamento dedicada à manutenção de rotina, upgrades, software, iniciativas de desenvolvimento de negócios e eventos inesperados, como falhas no sistema.

Use o resumo do orçamento de TI como base para o seu novo orçamento de TI. Remover quaisquer despesas que não são mais relevantes e adicionar novas despesas que estão previstas para o próximo ano. Por exemplo, se você comprou um novo sistema de roteamento de telefone no ano anterior, você pode remover os custos de instalação de seu novo orçamento, mas você vai precisar para manter a despesa de manutenção contínua associada com o novo sistema.

Consultar com o desenvolvimento de negócios e gestão executiva sobre metas para o próximo ano. Discutir quaisquer alterações no sistema ou adições que serão necessários para atingir os objetivos de negócio. Incluir necessidades de equipamentos, ele precisa de pessoal e requisitos de software. Orientar a gestão destes departamentos dos custos previstos e verifique se eles estão prontos para defender os gastos propostos durante as revisões do orçamento.

Discutir metas de emprego e mudanças com a gestão de recursos humanos. Use suas projeções para determinar quaisquer mudanças na capacidade do sistema ou mudanças em seu novo orçamento de TI.

Enviar consultas a todas as outras áreas funcionais solicitem objetivos relacionados para o seu departamento para o próximo ano. Incorporar esses objetivos em seu orçamento de TI para que você possa acomodar seus pedidos.

Enviar RFPs (Solicitação de Propostas) para quaisquer novos projetos ou grandes compras para obter projeções de despesas precisas.

Compilar todas as informações sobre o orçamento e os números em um documento abrangente. Comparar a percentagem do orçamento dedicada a cada categoria em seu novo orçamento eo orçamento de TI anterior. Nota qualquer grande discrepância para evitar erros.

Rever o seu orçamento com a administração e executivos. Apresentar o seu orçamento com gráficos e outras filas visuais que indicam onde as despesas são dedicados. Por exemplo, criar um gráfico de pizza que mostra as despesas por departamento da empresa, um gráfico que mostra as diferenças por categoria do ano anterior e quaisquer outros gráficos que correlacionam as despesas com as metas orçamentais. Para grandes desvios de anos anteriores, fornecer a documentação de cada departamento e desenvolvimento de negócios delineando seus objetivos.

Rever o seu orçamento com base em decisões executivas sobre objetivos e despesas de negócio. Aconselhar qualquer departamento de mudanças em seu orçamento que terá impacto sobre seus objetivos, que lhes permitam pedir executivos de financiamento para atender às suas metas.

Envie seu orçamento final para incorporação no orçamento geral da empresa para o próximo ano.