Como configurar um Sistema de Small Business Facturação

O sistema de facturação é o coração de contas a receber da empresa. As facturas são elaboradas com base em produtos ou serviços vendidos. Os dados da fatura correspondem às revistas de vendas, registros de contas dos clientes, contas a saldos a receber e revistas contas bancárias, entre outros documentos profissionais.

sistemas de software utilizados para a facturação exigem a empresa de pequeno porte para inserir dados iniciais antes de imprimir faturas. Cada sistema exige variáveis ​​diferentes e solicitará que o usuário sobre o que é necessário. O sistema irá integrar eletronicamente os dados em contas a receber. Por outro lado, quando a criação de um sistema manual, o pequeno empresário ou contador decide o que é necessário e formula isso como parte do sistema de contabilidade em conformidade. Independentemente de saber se a pequena empresa fornece serviços ou vende produtos, um dos passos preliminares na criação de um sistema de facturação é determinar o que incluir na factura para além de tais noções básicas como informações de contato.

Cada factura deve conter um número de identificação único, com base quer na ordem cronológica de vendas ou por número de clientes. De qualquer maneira o pequeno empresário escolhe, esses números exclusivos podem ser usados ​​para fazer referência a uma factura particular no futuro.

Sob a seção de descrição da factura, o contador vai querer adicionar informação detalhada para que o cliente sabe exatamente o que os documentos factura. Por exemplo, uma fatura de serviço que simplesmente afirma "chamada de serviço" é demasiado vago, quer para o cliente ou empresa de pequeno porte a ser usado para consulta posterior. No entanto, se a descrição diz algo mais específico, como "Mudou Filtros- limpos FÃS testado ignição," o cliente eo provedor de serviços sabe exatamente o trabalho realizado. Se a carga é por serviço ou por hora, esse detalhe deve ser incluído na descrição. Quando a fatura é para produtos, incluem quantidades e preço por unidades. Esta informação corresponde com entradas no diário de vendas.

Determinar as condições de crédito serão oferecidos os clientes e incluir esta na fatura. Por exemplo, se o pagamento é esperado prontamente, a factura deve levar a notação "devido Net após o recebimento." Durante o processo de vendas, se o cliente foi dito que ele teria 30 dias para pagar, incluir isso como a data de vencimento da fatura.

O sistema de facturação é completa quando ele se encaixa o lugar adequado no processo de contabilidade. Depois de faturas foram preparados, é hora de coletar contas a receber. Uma cópia de cada fatura é enviada para o cliente, ea empresa mantém uma cópia. O montante facturado é lançada para a conta do cliente no diário de vendas. Quando o pagamento for recebido, o valor é deduzido da conta do cliente no diário de vendas e adicionados à conta de dinheiro do negócio. No final do mês, o pequeno empresário pode rever as contas notar quaisquer facturas pendentes ea necessidade de acompanhamento em busca de pagamento, como o envio de uma segunda cópia da fatura marcados "vencidas."