Checklist contrato de arquivo para um empreiteiro Federal

Uma vez que você ganhou um contrato federal, você quer ter certeza de que você cumprir todos os requisitos contratuais, a fim de obter a melhor classificação de desempenho passado possível. Enquanto seu arquivo contrato serve como uma trilha papelada do seu trabalho, uma lista de verificação de arquivo contrato pode ajudar a controlar os requisitos. Enquanto alguns itens da lista de verificação será aplicada a todo o trabalho contratado, outros requisitos exclusivos vai exigir atualização da lista de verificação de arquivos a cada novo prêmio.

Assim como as agências governamentais mandato uso de listas de verificação de arquivo contrato e criar modelos para uso, você pode considerar o desenvolvimento de uma lista de verificação padrão mostrando itens de trabalho realizado na maioria dos casos. Deixar seções em branco para adicionar outros itens quando necessário. Desenvolver listas separadas para cada tipo de contrato realizado.

Rever o seu contrato documento e as descrições de trabalho técnicos para identificar qualquer obrigação de fornecer cartas de nomeação escritas para posições específicas do contrato. Sua lista deve incluir a data de vencimento para a nomeação, os nomes de indivíduos ou agências para enviar a notificação e espaço para inserir a data concluída.

projetos de construção muitas vezes exigem submittals materiais em incrementos específicos de trabalho e outros tipos de contratos podem incluir um contrato de lista de requisitos de dados. Sua lista de verificação para o arquivo contrato deve exigir revisão dos requisitos Submittal para confirmar preparação inicial de um sistema de suspense, bem como uma verificação durante o encerramento do contrato para validar a conclusão.

Comente a declaração de contrato de trabalho e adicionar itens da lista de verificação para os elementos específicos de trabalho que requerem uma revisão durante a performance. Adicionar verificações de controle de qualidade, itens de segurança e de conformidade ambiental e testes necessários que devem ser programadas. Para um meio fácil de follow-up, inclua o nome e número de telefone da pessoa responsável por cada item como parte da lista de verificação de arquivo contrato. Se a agência que administra seu contrato utiliza um plano de garantia da lista de verificação administração ou qualidade, considerar a incorporação de partes de seus postos de controle em sua lista.

conclusão atempada de contratos federais podem melhorar as classificações de desempenho e prevenir danos liquidados de ser carregada. Incluir um item de lista de verificação relacionada aos segmentos de atuação. Para um contrato de design, a lista de verificação pode exigir documentação de uma reunião de revisão programada. Para um contrato de desempenho de serviços, incluem horários de trabalho projetadas mensais. Uma rápida revisão da lista de verificação irá mostrar itens arquivo ausente e por sua vez pode identificar um requisito de desempenho que caiu em atraso.

Adicionar uma seção de lista de arquivos para rever códigos de taxa de contrato. Especificar que tipos de códigos de carga se aplicam ao projeto e usar a lista de verificação para monitorar seu estabelecimento e utilização adequada. A seção de lista de verificação para a facturação deve incluir uma revisão dos procedimentos de apresentação e controlos específicos relacionados com a contratação de equilíbrio fundos de itens de linha e status de pagamentos pendentes.

contratos federais geralmente incluem taxas salariais obrigatórios para uso. Estabelecer os itens da lista de verificação para rever as classificações de trabalho e salário associado escolhidos para o trabalho. Para contratos que exijam a apresentação de folha de pagamento, incluir itens da lista de verificação para verificar a exactidão ea actualidade da transmissão ao governo.

Manter uma lista de verificação de arquivos durante a vida do contrato para fazer o processo de fechamento mais fácil. A lista de verificação de arquivos registra cada pedaço de documentação no arquivo de contrato e pode ser usado para gravar o número da pasta ou outro local de informação não incluídos na pasta de arquivo. Para os contratos de desempenho longa, a lista pode incluir números de pastas ou locais de arquivo electrónicos para cada seção de informações. Quando fechamento ocorre, a lista de verificação de arquivos devem permanecer com os documentos.