Como escrever um Memo Briefing

Comece o memorando por escrito "Para:" e "De:" Insira o nome do remetente e do destinatário após os dois pontos. Na linha seguinte, escreva a data que você escreveu o memorando. Termine esta secção por escrito "Assunto:", seguido pelo tópico que as referências memorando.

Especifique a ação que pretende leitor a tomar na primeira frase ou parágrafo do memorando.

Manter a atenção do leitor, usando parágrafos breves e sucintas que não são mais de 5 frases. Ao afirmar as razões para agir, listar cada razão em um parágrafo separado.

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Use evidência empírica para convencer o leitor da necessidade para o curso de ação proposto. Por exemplo, citar estatísticas de habitação de baixa renda quando se busca uma mudança em uma determinada política de zoneamento. Evitar generalizações que você não pode suportar com os fatos.

Delinear os cursos alternativos de ações ou políticas, descrevendo as vantagens e desvantagens de cada um.

Evite expressões desnecessariamente prolixo ou formais, por exemplo, "de acordo com nossa discussão", e jargão técnico quando você está citando fatos e números. Use uma linguagem simples, direta que qualquer leitor pode entender.

Use a voz ativa, ao contrário do passivo, em todo o memorando para incentivar a ação. Se você conhece o destinatário do memorando bem, usar pronomes em primeira pessoa como "eu" e "nós", porque as pessoas estão mais propensos a fazer algo para aqueles que sentem que conhece pessoalmente. Reforçar tais conexões pessoais ainda mais usando contrações, como "Eu sou".

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Reiteramos a necessidade de ação no final do memorando. Certifique-se de indicar se há um prazo para a ação que deve ser cumprida.