Como eu corretamente Anotar um anexo em um memorando Office?

No mundo dos negócios, um memorando segue um formato específico e requer um estilo de escrita específico para incentivar os leitores a tomar medidas depois de analisar as informações. Escrever e anotar anexos em e-mails é mais flexível, mas você deve seguir o mesmo formato usado em memorandos tradicionais para uma aparência profissional. Com o aumento da comunicação por email em situações interoffice, aprendendo a anotar corretamente e anexar documentos pode impedir que os memorandos de acabar na pasta de "spam". Você pode notar um anexo tanto no corpo e no final do memorando para incentivar ainda mais a discussão entre você eo destinatário.

Escreva o esboço do seu memorando antes de adicionar quaisquer anexos adicionais ao documento. Certifique-se de que você comece usando o formato de cabeçalho adequada, incluindo "To", "From", "Data" e "Assunto" no topo. memorandos e-mail não seguem o mesmo formato de uma cópia impressa, então as margens adequadas não são obrigados a formatar um e-documento eficaz.
Pressione "Enter" duas vezes (para pular duas linhas) e começar a escrever o corpo do memo- este deve apresentar o problema, contexto e tarefas necessárias ao mencionar tantos detalhes quanto possível. Criar um esboço do memorando no seu processador de texto. Escrever os detalhes do memorando, abrindo com uma explicação clara, concisa do memorando siga com o contexto que levou à sua descoberta do problema. Quebrar o problema em pontos de bala para facilitar a leitura.
Mantenha as frases 20 palavras ou menos e parágrafos de três a cinco frases cada- usam dispositivos de transição para tornar o fluxo de documentos. No meio do corpo, não se esqueça de mencionar que existe um anexo ao email- isso já deveria ser evidente através do ícone de clipe localizado no lado da mensagem de e-mail, mas ainda é importante fazer uma nota no o corpo antes de terminar o memorando.
Escreva o segmento de fechamento do memorando indicando o como o leitor pode contatá-lo para iniciar o projeto ou corrigir o problema. Certifique-se de mencionar detalhes específicos de seu disponibilidade, intenções da reunião e as possíveis soluções antes de mencionar o acessório mais uma vez. Pressione "Enter" quatro vezes e escrever "Anexo" na margem esquerda do e-mail. O formato é o seguinte:
Em anexo: Análise Financeira, julho [X], 20XX

dicas avisos

Verifique se o e-mail contém o anexo antes de enviá-lo.
Mencione o anexo uma vez no corpo e uma vez no final, com a anotação adequada.
Completar uma revisão completa do memorando para se certificar de todas as idéias estão presentes.
Enviar anexos de tamanho razoável para garantir a entrega na caixa de entrada do destinatário.
Escrever com verbos acionáveis para incentivar os leitores a tomar uma posição no sentido de ajudar a resolver o problema.

Não envie a primeira cópia do memorando, sem revisão ou revisão.

Compartilhar em redes sociais:

Similar