Como escrever um memorando a Equipe

Saiba o propósito básico e formato de um memorando. Memos são normalmente documentos internos usados ​​para se comunicar com o pessoal. Fins podem incluir lembretes políticas, solicitações de ações, relatando uma mudança ou fornecer notificação oficial. O formato memorando inclui um título, introdução, corpo, resumo e encerramento. Anexos são anotados na parte inferior do documento.

Determine o propósito de sua nota e que, se for o caso, os anexos serão incluídos. Determinar os destinatários do memorando. Muitas vezes, os supervisores e gerentes receber cópias de memorandos e pode haver uma exigência de incluir uma cópia em um arquivo. Determinar o que o memorando vai dizer e compor um rascunho. Verificar a política da empresa para a utilização de papel timbrado que é aprovado para memos.

Conclua o título, começando com o ldquo-Date.rdquo- Incluir nomes e títulos de destinatários principais do seção ldquo-Tordquo-. Esta pode ser uma ou mais pessoas, ou pode especificar um grupo de pessoas, como todos os gerentes de conta. Incluir no ldquo-ccrdquo- seção os nomes e títulos dos que receberão cópias do memorando. Incluir no ldquo-Fromrdquo- seção o nome eo título da pessoa que envia o memorando. Incluir no ldquo-Subjectrdquo- secção de um título curto descrevendo o propósito da nota.

Incluir um parágrafo introdutório que explica o propósito do memorando, fornece fundo para o efeito e dá uma visão geral do que vai seguir nos parágrafos seguintes. Incluir um alerta para os leitores se o memo contém políticas ou outras informações críticas.

Incluir informações no corpo, ou o texto principal, do memorando que se expande na introdução e visão geral. Por exemplo, forneça o fundo que levam a uma mudança de política. Separado e ordenar os parágrafos de acordo com o conteúdo. Use breves parágrafos em todo o memorando. Esta seção pode ser um ou dois parágrafos ou várias páginas, dependendo da finalidade do memorando.

Insira o resumo e fechamento. O resumo pode não ser necessário para memorandos de uma página, mas pode ser útil com documentos longos contendo informações complexas ou instruções. Fechar agradecendo o leitor e oferecendo sua ajuda para responder a perguntas ou explicar o conteúdo da nota. Na ausência de um resumo, incluir um breve resumo no parágrafo de fechamento. Informar os leitores se o conteúdo do memorando são confidenciais.

Nota no final do memo uma lista de anexos mencionados no memorando. Use as palavras ldquo-Attachedrdquo- ou ldquo-Enclosedrdquo- para denotar a lista de anexos. Não incluem anexos que não são referenciados no memorando.

Assinar o memorando. escritores memorando geralmente inicial ou assinar memorandos na seção título, ao lado do ldquo-Fromrdquo- entrada. Um memorando formal, pode exigir uma assinatura completa e linha de data no final do documento.