Como escrever um Memo Reunião

Siga os procedimentos padrão para a comunicação empresarial escrita ao formatar um memorando reunião - espaço único e deixou justificar o conteúdo, pule uma linha entre parágrafos, coloque um espaço depois de cada período e não recuar quando você iniciar um novo parágrafo. Use títulos específicos, tais como "O que levar para a reunião" para ajudar os destinatários a identificar informações importantes e fornecer listas numeradas e pontos para que eles possam localizar rapidamente as informações necessárias, recomenda a Universidade Purdue Writing on-line Lab. Deixar uma margem de 1,5 polegadas na parte superior - a menos que você use papel timbrado e deve aumentar a margem - e escrever a palavra "memorando" em letras maiúsculas em negrito no topo da página, recomenda Universidade Loyola em Nova Orleans.

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Fornecer informações específicas sobre a reunião. Não use memorandos de reuniões para discutir outras questões que não são relevantes para a reunião, recomenda a University of Maryland University College. Incluir a data, hora e local da reunião, o tópico principal e quem está conduzindo a reunião no título. Abordar o memorando aos empregados individuais, todo um departamento, uma equipe específica ou todo o pessoal, conforme necessário. Fornecer um breve resumo do que será discutido na reunião e incluir instruções ou anexos se você quiser funcionários para ler ou preparar materiais antes da data da reunião. Mantenha seu memorando para uma página ou menos.

Use uma linguagem profissional cotidiana comum em sua nota e evite gírias, sarcasmo ou piadas. Claramente quando, onde e por que você está conduzindo a reunião, e não tentar impressionar os destinatários com palavras de vocabulário de babados. Seja direto e específico com seus detalhes da reunião e instruções, mantendo um tom educado e cortês. Evite emoção e cumpri-fatos básicos sobre a reunião, de acordo com a Universidade Loyola. Mesmo se você estaremos discutindo questões emocionalmente carregadas, conflitos ou preocupações da empresa durante a reunião, a sua nota reunião precisa de um tom calmo e neutro.

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Enviar uma mensagem de reunião da mesma maneira que você normalmente se comunicar com colegas de trabalho e funcionários. Por exemplo, um diretor de escola primária pode colocar uma cópia do memorando na caixa de correio interno de cada professor. Ou, ela pode enviar memorandos eletronicamente para endereços de correio electrónico de trabalho dos professores. Apenas enviar uma mensagem memorando de texto para seus funcionários se você já notificado com antecedência que você planeja para corresponder dessa forma. Memos são geralmente muito tempo para enviar usando mensagens de texto, a menos que você forneça somente a data, hora e local. Evite usar contas de email pessoais dos funcionários para negócios, mas não hesite em enviar reunião memorandos para trabalhar endereços de email.