Como escrever um memorando para alterar a hora de uma Reunião
Se há uma coisa que os funcionários tendem a gostar menos de reuniões, é quando o tempo de uma reunião mudou, forçando-os a alterar os seus horários de acordo. Ainda assim, é muito pior para os seus funcionários para ser desinformado. Mantenha seus funcionários no circuito escrevendo um memorando alertando-os para a mudança. Eles podem não gostar da mensagem, mas eles vão apreciar que a sua nota - como todos os melhores formas de comunicação interna - é curto e direto ao ponto.
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Escreva o título informativo do seu memorando. Alinhado à esquerda e em quatro linhas separadas, espaçamento simples, escrever "A data", "Para", "From" e "Assunto". Cada um deve ser seguido por dois pontos. Depois de "From:" escrever o seu nome e seu título.
Escrever não mais de três parágrafos em espaço simples sobre a reunião mudança de horário, espaçamento duplo entre os parágrafos. No primeiro parágrafo, apontam o ex-tempo eo tempo remarcada da reunião. Indicar se o local da reunião mudou ou permaneceu o mesmo.
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Explicar a razão da mudança da hora de uma forma positiva. Os funcionários podem questionar por que o tempo da reunião mudou, mas há potencial para comprometer informações organizacionais confidenciais. Abordar a questão de forma positiva, dizendo: “O tempo de reunião mudou para melhor acomodar as necessidades e horários de todos cuja presença é necessária na reunião.”
Escrever um terceiro parágrafo otimista. Por exemplo, “Agradecemos antecipadamente a sua colaboração em acomodar esta mudança de horário. Estou ansioso para vê-lo em (tempo e local da reunião).”
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Escrever suas iniciais após o seu nome para um golpe de presença adicionado e credibilidade. Você não tem que assinar a parte inferior do memorando porque o seu nome está impresso na parte superior, no título.
Revisar e editar sua nota antes de divulgá-lo. Nunca deixe um empregado pegar um erro em qualquer um dos seus materiais de comunicação.
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Divulgar o memorando corretamente e para a melhor exposição. Lembre-se que você não quer que os funcionários ausentes para voltar a cair na linha escritório lendário, “Eu acho que eu não recebi o memorando.” Memorandos toda a empresa são frequentemente colocadas em refeitórios e salas de descanso. Para maior “seguro”, fazer uma cópia do memorando para cada funcionário e colocá-lo em sua caixa de correio ou em sua mesa.
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