Deveres do escritório de administrador

Atender telefones é uma tarefa necessária, independentemente da sua indústria ou campo específico. administradores do Office deve ter excelentes habilidades de telefone, bem como, uma voz agradável amigável. Como administrador escritório, você estará falando com clientes, fornecedores e outros profissionais. Pode ser necessário responder a perguntas, responder às preocupações ou consulte um chamador para outro representante da empresa.

Se você for o único administrador de escritório na empresa, você provavelmente será responsável por manter um calendário organizado de compromissos e eventos. Você pode ser responsável por apenas uma pessoa ou para uma equipe inteira. Instâncias incluem uma ampla variedade de assuntos, tais como a definição de compromissos com clientes ou planejar reuniões semanais. Em alguns casos, os administradores também servir como assistentes pessoais, então você pode encontrar-se na organização de serviços do gramado ou de cuidados de piscina, confirmando reservas de jantar ou preparar acomodações de viagem para o seu chefe.

Como um administrador de escritório, você provavelmente vai ser a voz da empresa, muitas vezes falando em nome de seus superiores. Devido a isso, possuindo habilidades interpessoais exemplares é um pré-requisito importante. Não só você vai se comunicar entre as pessoas dentro e fora da empresa, você também será responsável por veicular a informação importante. Comunicação terá lugar face-a-face, por telefone, através de cartas e faxes e via e-mail.

Dependendo da empresa e profissão, você pode ser responsável pela criação e manutenção de planilhas de dados ou inserir informações em um banco de dados da empresa. Por exemplo, um administrador escritório em uma empresa de construção pode manter uma planilha de fornecedores locais e custos de material. A maioria das empresas também manter registros detalhados de informações do cliente anterior: endereço, números de contato, endereços de email e notas de serviço.

Esta é a categoria mais abrangente e talvez mais importante. Administradores proporcionar uma sensação de organização e eficiência em todo o escritório e em outros aspectos da empresa. Eles conseguir isso através da manutenção de sistemas de arquivamento em ordem e um ambiente puro, livre de desordem.

Ocasionalmente os administradores também agir como “go-fers,” a execução de recados que particularmente não se encaixam em nenhuma descrição do trabalho. Estas tarefas podem incluir, mas não estão limitados a fazer depósitos bancários, compras de material de escritório ou pegar o almoço para a equipe.