Como planejar e organizar fluxo de trabalho em Hotéis

Sazonalidade, as expectativas de serviço de 24 horas e a capacidade de se adaptar a um ambiente em constante mudança faz com que os fluxos de trabalho organizados vitais para as operações hoteleiras eficazes. Embora as actividades de trabalho será, por vezes, o fluxo numa sequência suave, durante períodos estas mesmas actividades podem tomar sobreposição. Isso faz com que um sistema de comunicação eficiente uma parte importante das regras, rotas e funções que vão para um fluxo de trabalho organizado hotel.

Criar um diagrama de fluxo de trabalho vertical, que identifica cada departamento ou área e descreve a sequência de tarefas que utilizam caixas de texto, e setas que ligam os números para identificar a direcção do fluxo de trabalho. Para um pequeno hotel, estes podem incluir clientes, a recepção eo departamento de limpeza. Por exemplo, o diagrama iria quebrar reservar um quarto em cada uma de suas etapas de componentes: um convidado faz uma reserva, recebe uma confirmação e chega na recepção do hotel, onde funcionários da recepção processar o check-in. Quando o hóspede faz check-out, a recepção processa o check-out e notifica limpeza.

Em um ambiente de trabalho do hotel, há momentos em que as tarefas e responsabilidades devem se sobrepor. Usando o diagrama de fluxo de trabalho como uma referência, analisar tarefas executadas durante cada mudança para melhor antecipar as necessidades de pessoal. Por exemplo, no terceiro turno funcionários recepção pode ser capaz de lidar com tarefas domésticas leves e tarefas administrativas adicionais, tais como a atualização do banco de dados de reserva ou respondendo e-mails. Isto pode eliminar a necessidade de agendar serviço de limpeza durante a noite e liberar tempo para os funcionários de primeira e segunda turnos.

Ambas as reuniões e tarefas prazos de funcionários deve ser flexível. Por exemplo, se o seu check-in normal, é meio-dia., A limpeza deve ter quartos limpos e prontos por esse tempo. No entanto, você precisará ajustar horários ou contratar funcionários temporários durante horários de pico. O mesmo é verdade para o pessoal da recepção. Se você normalmente agendar duas pessoas durante o dia e uma pessoa durante a noite, você pode precisar de ajustar os horários de trabalho - às vezes com pouco aviso prévio - para fornecer cobertura sobreposição durante horários de pico.

Um bom plano de comunicação é vital para um fluxo de trabalho organizado hotel. Avaliar o diagrama de fluxo de trabalho e identificar pontos de comunicação críticos. Exemplos incluem reuniões shift-mudança, procedimentos de plantão, emergências domésticas e procedimentos de actualização compras incidentais convidados fazem durante a sua estadia. Por exemplo, funcionários de limpeza deve informar a recepção quando um convidado remove itens de geladeira do quarto. Incluir procedimentos para a comunicação de alterações de fluxo de trabalho para garantir que nada é esquecido. Isso também pode exigir a compra de equipamentos adicionais, tais como rádios bidirecionais ou telefones celulares para os funcionários de plantão.