Como escrever uma carta para arrecadar fundos em um cheque Bad

Um dos aspectos mais frustrantes da gestão de uma empresa é lidar com cheques sem fundos. Lidar com cheques devolvidos pode ser um assunto complicado. O problema mais comum empresários e gestores enfrentam é como abordar o assunto com um cliente, especialmente se ele é um regular. Talvez a forma mais comum e cortês para arrecadar fundos é com uma letra bem trabalhada sobre a dívida.

Escrever a carta em seu papel timbrado da empresa. Não confundir a questão, pedindo para pagamento em seus artigos de papelaria pessoais.

Utilizar a saudação apropriada para o seu cliente, dois espaços sob o endereço de retorno. Usar o termo “Caro” plus o último nome como “Dear Mr. Jones” ou “Prezada Sra Smith”. Você pode usar o general “Olá” ou “Saudações” em vez, mas um endereço pessoal é melhor. Evitar o uso de um nome ou um cumprimento informal como “Hi”.

Comece a carta, abordando a dívida de uma forma não ameaçadora. Um exemplo disso seria: “Estamos escrevendo para informá-lo que um cheque pessoal que você nos emitiu foi devolvido para nós não pago pelo banco.” Continuar de uma forma que dá ao destinatário o benefício da dúvida: "Temos certeza de que isso representa nada mais do que um descuido de sua parte, e que você vai rapidamente corrigir o erro."

Dar todos os detalhes sobre o cheque, como o nome do banco, o número do cheque ea data, bem como a quantidade. Além disso, referência número da conta do cliente com sua empresa e documentar o saldo dessa conta.

Referência a sua política de “taxa de check retorno” se você tiver um. Por exemplo, se você tem uma política escrita especificando uma taxa de US $ 20 para todos os cheques devolvidos, que seria de citá-lo e solicitá-lo junto com o valor do cheque. Sempre fornecer ao cliente o montante do saldo total devido, tais como “Por favor remeter US $ 150,00 para o seu cheque devolvido mais os $ 20 voltou taxa de verificação para um total de US $ 170,00.”

Instrua o cliente a respeito de como ele pode remeter os recursos para você. Por exemplo, você pode solicitar que trazer dinheiro para o seu local de trabalho ou enviar uma ordem de dinheiro ou cheque visado ao seu endereço comercial. Além disso, indicar se você pode aceitar cartões de crédito ou débito por telefone ou em pessoa.

Indicar os termos de pagamento: "Por favor efetuar o pagamento no prazo de 15 dias." Feche com um convite para o destinatário para chamá-lo com todas as perguntas.

Assinar e copiar o seu advogado. Acrescentar "escudeiro" para o sobrenome do advogado, para que o destinatário sabe um profissional legal está monitorando a situação. Você não quer ameaçar ação legal em uma primeira carta. A resolução da dívida de forma amigável é a escolha preferida. Copiando o seu advogado sutilmente avisa o destinatário que você pode levar o destinatário a tribunal, se o problema não for resolvido.