Como escrever uma carta solicitando reembolso

Se um parceiro de negócios ou cliente lhe deve dinheiro, é hora de solicitar o reembolso. Se você enviar a carta por e-mail ou correio regular, o processo é o mesmo. Adote um tom profissional, mas amigável e ser específico e conciso.

Escrever uma saudação que se adapte o seu relacionamento. Abordar a pessoa que lhe deve dinheiro pelo seu primeiro nome somente se esta é a norma de seu relacionamento. Caso contrário, use “Sr.” ou “Ms.” na saudação. Abra a sua carta com uma declaração clara de propósito. Por exemplo, você pode dizer que você está “escrevendo para solicitar o reembolso, no valor de US $ 1.000 para material de escritório adquiridos em 15 de agosto" Se o reembolso está atrasado, por favor apontar este fato - “Este pagamento era devido em 10 de setembro ”- e referem-se a sua factura original ou carta e sua data Se sua política de negócios é avaliar uma taxa de atraso, lembrar o destinatário desta política no interesse da justiça, a certeza de que a sua factura original ou carta enunciados seu final.. condições de pagamento. Consulte e incluir ou anexar qualquer documentação de suporte para apoiar o seu pedido de reembolso.

Fornecer instruções para encaminhar o reembolso no segundo parágrafo, incluindo todas as disposições que você pode ter para fazer o pagamento por cartão de crédito ou PayPal. Fornecer seu endereço de correspondência, se você espera um cheque por correio postal. Incluir o melhor número de telefone para entrar em contato com você no caso da pessoa tem alguma dúvida sobre a natureza ou montante do reembolso. Escreva um parágrafo de fechamento amigável, agradecendo a pessoa com antecedência para a sua “atenção imediata a este assunto.”